ANNEXE
CONVENTION DE DÉLÉGATION PAR LE HAUT CONSEIL DU COMMISSARIAT AUX COMPTES À LA COMPAGNIE NATIONALE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES DU SUIVI DU RESPECT DES OBLIGATIONS DE FORMATION CONTINUE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES
Entre :
Le Haut Conseil du commissariat aux comptes (H3C), représenté par son président, Mme Christine Guéguen,
Ci-dessous désigné « le délégant »,
Et
La Compagnie nationale des commissaires aux comptes (CNCC), représentée par son président, M. Jean Bouquot,
Ci-dessous désignée « le délégataire »
Vu le règlement UE 537/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d'intérêt public et abrogeant la décision 2005/909/CE de la Commission, notamment son article 24 ;
Vu la directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil du 17 mai 2006 concernant les contrôles légaux des comptes annuels et des comptes consolidés, modifiée par la directive 2014/56/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014, notamment ses articles 32.4 et 32.4 ter ;
Vu le code de commerce, notamment ses articles L. 821-1, L. 822-4, R. 822-21 à R. 822-23, et A. 822-28-1 à A. 822-28-19 ;
Vu la convention conclue le 14 mars 2017 entre le H3C et la CNCC portant sur les modalités exceptionnelles de financement des délégations pour l'année 2017 ;
Vu la décision du H3C en date du 30 mars 2017 approuvant la présente convention et autorisant son président à la signer ;
Vu la délibération du Conseil national de la CNCC en date du 6 avril 2017 approuvant la présente convention et autorisant son président à la signer ;
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
En application du 3° du I de l'article L. 821-1 du code de commerce, le H3C « définit les orientations générales et les différents domaines sur lesquels l'obligation de formation continue peut porter et veille au respect des obligations des commissaires aux comptes dans ce domaine ».
Il peut, conformément au 2° du II de l'article L. 821-1 du code précité, déléguer à la CNCC le suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes.
Lors de la réunion de son collège le 21 juillet 2016, le H3C a décidé de déléguer cette mission à la CNCC.
Toutefois, réuni le 15 décembre 2016 pour adopter son budget 2017, le collège du H3C a constaté l'absence de réforme des modalités de son financement et a décidé, par prudence, dans l'attente d'une évolution de cette situation, de ne pas déléguer cette mission à la CNCC, dès lors que le coût de celle-ci n'était pas financé.
Après échanges entre le H3C et la CNCC intervenus sous l'égide du ministère de la justice, autorité de tutelle des commissaires aux comptes, il a été décidé par convention du 14 mars 2017 que le H3C déléguerait à la CNCC le suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes et que la CNCC le mettrait en mesure de disposer du financement nécessaire à la réalisation de cette tâche.
Par décision en date du 30 mars 2017, le collège du H3C a approuvé la présente convention et a autorisé son président à la signer.
Par délibération en date du 6 avril 2017, le Conseil national de la CNCC a approuvé la présente convention et a autorisé son président à la signer.
Article 1er
Tâches déléguées
Le délégant confie au délégataire la réalisation de toutes les tâches relatives au suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes prévues à l'article L. 822-4 du code de commerce, en ce compris la formation particulière visée au II du même article.
Article 2
Conditions de mise en œuvre des tâches déléguées
2.1. Procédure appliquée par le délégataire
2.1.1. Déclaration des obligations de formation continue des commissaires aux comptes
En application du I de l'article L. 822-4 du code de commerce, les commissaires aux comptes inscrits sur la liste mentionnée au I de l'article L. 822-1 du même code sont tenus de suivre une formation professionnelle continue leur permettant d'entretenir et de perfectionner leurs connaissances.
En application du II de l'article L. 822-4 de ce code, toute personne inscrite sur la liste mentionnée précédemment, qui n'a pas exercé des fonctions de commissaire aux comptes pendant trois ans et qui n'a pas respecté durant cette période l'obligation de formation continue mentionnée ci-dessus, est tenue de suivre une formation particulière avant d'accepter une mission de certification.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires, les commissaires aux comptes doivent déclarer les conditions dans lesquelles ils ont satisfait aux obligations de formation prévues à l'article L. 822-4 du code de commerce.
A cette fin, le délégataire met à la disposition des commissaires aux comptes son système d'information déclaratif des heures et actions de formation effectuées (conférence, animation de formation…).
Via ce système, le délégataire collecte auprès des commissaires aux comptes les informations relatives aux formations qu'ils ont effectuées, ainsi que les justificatifs utiles au contrôle du respect de leurs obligations de formation, tels que prévus par les textes.
Ce système d'information doit permettre au délégataire de réaliser les opérations de contrôle et de suivi décrites aux 2.1.2 et 2.1.3.
Au jour de la signature de la présente convention, le délégataire dispose déjà d'un système d'information lui permettant de collecter les informations relatives aux heures et actions de formation effectuées par les commissaires aux comptes. En revanche, il ne lui permet pas de collecter les pièces justificatives. Cette fonctionnalité devra être mise en œuvre pour la saisie des formations suivies par les commissaires aux comptes au cours de l'année civile 2017 et déclarées au plus tard le 31 mars 2018.
2.1.2. Contrôle du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes
Le délégataire vérifie, grâce à son système d'information, le respect des obligations quantitatives de formation continue prévues par les dispositions légales et réglementaires, la communication des pièces justificatives précitées ainsi que l'exhaustivité des déclarations au regard de celles qui auraient dû être effectuées en application des textes.
Le délégataire met en œuvre des contrôles, notamment par sondages, lui permettant de s'assurer de la réalité des formations déclarées et de leur conformité aux obligations de formation prévues par les textes.
En tant que de besoin, le délégant et le délégataire se concertent en vue de définir l'étendue des contrôles à réaliser mentionnés ci-dessus.
Ces contrôles, dont la mise en œuvre nécessite la collecte des pièces justificatives via le système d'information de la CNCC, sont réalisés sur les formations effectuées par les commissaires aux comptes à compter du 1er janvier 2017 et déclarées au plus tard le 31 mars 2018.
Afin de s'assurer de l'adéquation des formations suivies par les commissaires aux comptes avec leur activité, un contrôle est susceptible d'être réalisé lors des contrôles d'activité des cabinets. Ce contrôle ne fait pas l'objet de la présente délégation.
2.1.3. Suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes
Le délégataire met en œuvre un suivi individuel du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes.
Il recense les commissaires aux comptes ne respectant pas leurs obligations de formation continue, et fournit au délégant tout élément utile permettant d'apprécier les cas susceptibles de constituer des manquements graves ou répétés aux obligations de formation continue des commissaires aux comptes.
En tant que de besoin, le délégant et le délégataire se concertent en vue de définir l'étendue des informations mentionnées ci-dessus.
2.2. Moyens
Le délégataire se dote de moyens et de ressources appropriés pour réaliser les tâches déléguées.
Sans préjudice de l'alinéa 3 du 6.2, le délégataire peut recourir au personnel des compagnies régionales pour la gestion administrative des tâches déléguées.
Article 3
Secret professionnel. - Confidentialité. - Déontologie. - Protection des données personnelles
3.1. Secret professionnel
En application de l'article L. 821-3-3 du code de commerce, le délégataire et les personnes qui participent à la mise en œuvre de la délégation sont tenus au secret professionnel pour les faits, actes et renseignements dont ils ont pu avoir connaissance en raison de l'exécution de la présente convention.
3.2. Confidentialité
Tous documents et informations non publics dont ont connaissance les personnes participant à la réalisation des tâches déléguées dans le cadre de la présente convention sont confidentiels.
3.3. Déontologie
Les personnes participant à la réalisation des tâches déléguées s'engagent à respecter les règles déontologiques figurant dans le règlement intérieur du H3C et à déclarer au délégataire toute situation de nature à affecter leur indépendance ou leur objectivité.
Elles signent une déclaration d'indépendance par laquelle elles s'engagent à ne pas participer aux tâches déléguées en cas de conflit d'intérêts.
3.4. Protection des données personnelles
Le délégataire veille à ce que les traitements automatisés ou manuels de données à caractère personnel mis en œuvre pour les besoins de la délégation répondent aux obligations posées par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, en matière de licéité, de formalités préalables, de sécurité et de confidentialité. Il justifie auprès du délégant de l'accomplissement des formalités prescrites par cette loi.
Article 4
Durée de conservation des documents
Les informations et documents liés à l'exercice de la délégation sont conservés par le délégataire pendant la durée de la délégation, y compris après son renouvellement, conformément aux règles en vigueur. Ils sont remis au délégant à l'issue de la délégation en l'absence de renouvellement.
Article 5
Suivi et contrôle de l'exécution de la délégation par le délégant
5.1. Modalités de suivi et de contrôle
Afin de permettre au délégant d'assumer la responsabilité finale du suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes conformément à l'article 32.4 (c) de la directive 2006/43/CE du 17 mai 2006, modifiée par la directive 2014/56/UE du 16 avril 2014, le délégataire rend compte chaque année au délégant du déroulement de la délégation en lui adressant un rapport relatif à l'exécution matérielle et aux coûts de celle-ci.
Ce rapport comprend au minimum :
- une synthèse et une analyse des éléments quantitatifs relatifs au respect des obligations de formation continue ;
- une synthèse et une analyse des contrôles et suivis réalisés conformément aux 2.1.2 et 2.1.3 ;
- un état faisant apparaître de façon individuelle les commissaires aux comptes n'ayant pas respecté leurs obligations de formation continue.
En tant que de besoin, le délégant et le délégataire pourront se concerter en vue de préciser les informations devant figurer dans ce rapport.
Pour chaque année N, le rapport est communiqué au plus tard le 31 juillet de l'année N + 1.
Le rapport communiqué au plus tard le 31 juillet 2017 fait état des éléments disponibles au regard des procédures mises en œuvre par le délégataire à ce stade.
Le délégant peut procéder à des contrôles sur le système d'information déclaratif mis à disposition des commissaires aux comptes.
En outre, le délégataire s'engage à fournir au délégant, dans un format exploitable par celui-ci, une extraction des informations issues de son système d'information déclaratif relatives aux formations effectuées par les commissaires aux comptes.
Le délégataire met tout en œuvre pour permettre au délégant d'exercer les contrôles requis pour évaluer la bonne exécution de la délégation. A ce titre, le délégataire doit permettre l'accès du délégant à ses locaux, ainsi que l'accès à toute base documentaire et tenir à sa disposition tous les documents afférents à la réalisation des tâches déléguées.
En tant que de besoin, le délégant et le délégataire se concertent en vue de la bonne exécution des tâches déléguées.
5.2. Clause particulière
En application de l'article 24, point 2, alinéa 2, du règlement UE 537/2014 du 16 avril 2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d'intérêt public et de l'article 32.4 ter alinéa 3 de la directive 2006/43/CE du 17 mai 2006, modifiée par la directive 2014/56/UE du 16 avril 2014, le délégant peut mettre fin à la délégation consentie, mission par mission et au cas par cas.
Article 6
Cadre financier de la délégation
6.1. Cadre général
Le délégataire établit et communique au délégant avant le 31 octobre N - 1 :
- le descriptif des moyens à mettre en œuvre pour assurer le respect de ses obligations au titre de l'année N ;
- le projet de budget détaillé traduisant les coûts prévisionnels apparaissant nécessaires, au regard de ce descriptif.
Au plus tard le 1er décembre N - 1, le budget définitif de l'année N est arrêté en concertation entre les parties. Ce budget détermine le montant maximum facturable, désigné par l'expression « montant annuel facturable ».
Le délégataire facture au délégant, hors champ d'application de la TVA, aux 31 mai, 1er septembre et 15 décembre de l'année N, une somme correspondant à un tiers du montant annuel facturable.
Il informe semestriellement le délégant des coûts réels supportés par lui dans le cadre de la délégation.
Au plus tard le 31 janvier N + 1, le délégataire adresse au délégant un décompte détaillé des coûts réels supportés par lui dans le cadre de la délégation et restitue, le cas échéant, au délégant les sommes perçues excédant ce décompte.
Le délégataire met à disposition du délégant, lorsque celui-ci en fait la demande, les pièces justificatives des coûts réels.
6.2. Révision du cadre financier
La révision du montant annuel facturable peut intervenir à la demande de l'une ou l'autre des parties dès lors que les coûts constatés ou réestimés, sur la base de justificatifs ou d'analyses précises, s'écartent du montant budgété.
Le délégant et le délégataire s'efforcent de trouver un accord dans un délai de deux (2) mois, à compter de la demande de révision.
Ils se rapprochent régulièrement pour rechercher les conditions économiques optimales d'exécution de la délégation qui permettent de maintenir un niveau de qualité équivalent. Ils peuvent, le cas échéant, faire appel à un expert pour les aider dans cette recherche.
Article 7
Substitution dans les droits et obligations en cours
Sous réserve des dispositions du 5.2 de la présente convention, le délégataire est substitué au délégant dans tous ses droits et obligations relatifs à l'objet de la délégation défini à l'article 1 pendant la durée de celle-ci.
Article 8
Durée
La présente convention est conclue pour une durée de trois (3) ans, renouvelable par période de trois (3) ans, par tacite reconduction ou par renouvellement exprès du délégant.
Article 9
Révision - Résiliation de la convention
9.1. Révision
Le délégant et le délégataire conviennent de réviser les conditions et modalités de la délégation en cas de survenance d'un évènement extérieur, imprévisible et bouleversant l'économie de la convention.
Ils s'efforcent de trouver un accord sur la révision de la convention qui continue à s'appliquer pendant la période de négociation.
Toute modification de la présente convention fait l'objet d'un avenant.
9.2. Résiliation
La présente convention peut être résiliée d'un commun accord des parties, notamment si elles le décident en cas d'échec de la renégociation de la convention prévue au 9.1. Un avenant règle les conditions de cette résiliation ainsi que sa date d'effet.
Le délégant peut résilier la convention dans les cas suivants :
- en cas de reprise de l'ensemble des tâches déléguées. La décision de résiliation ne peut prendre effet qu'après un délai minimum de six mois à compter de la date de sa notification, adressée au délégataire par lettre recommandée avec avis de réception ;
- en cas de manquement du délégataire à ses obligations au titre de la présente convention ou en cas de désaccord sur le montant annuel facturable défini au 6.1.
Un manquement peut être caractérisé soit en cas de faits d'une particulière gravité, soit en cas de faits dont le caractère récurrent est de nature à compromettre la bonne exécution de la mission déléguée.
En cas de manquement justifiant la résiliation pour faute du délégataire, le délégant envoie au délégataire, par lettre recommandée avec avis de réception, une lettre de mise en demeure précisant le ou les manquement (s) et exigeant de celui-ci qu'il remédie à ces manquement (s) constaté (s) dans un délai fixé par le délégant apprécié en fonction de l'urgence de la situation, de la nature du manquement et des mesures correctrices à mettre en place. A l'expiration de ce délai, si le délégataire ne s'est pas conformé à ses obligations, le délégant lui notifie la résiliation de la convention ainsi que sa date de prise d'effet.
Article 10
Responsabilité. - Assurances
Le délégataire est responsable de la bonne réalisation des tâches déléguées dans le cadre de la présente délégation, quelles que soient les modalités retenues pour leur exécution.
Il fait son affaire personnelle de tous les risques, réclamations, litiges pouvant survenir en raison de l'exécution de la présente délégation.
Dans l'ensemble de ces cas, le délégataire informe le délégant par tous moyens.
Le délégataire souscrit auprès d'une ou plusieurs compagnies d'assurances les garanties qui couvrent ces différents risques.
Article 11
Entrée en vigueur et dispositions transitoires
La présente convention entre en vigueur le lendemain de son homologation par le garde des Sceaux.
Le montant annuel facturable pour l'année 2017 est réduit prorata temporis à la période écoulée entre la date d'entrée en vigueur de la convention et le 31 décembre 2017. Il est déterminé d'un commun accord entre les parties sur la base des documents mentionnés au 1er alinéa du 6.1.
Les différentes échéances mentionnées au 6.1 sont adaptées en fonction de la date d'homologation de la convention et fixées d'un commun accord entre les parties.
Président de la CNCC,
J. Bouquot
Président du collège du H3C,
C. Guéguen