Chaque fonctionnaire est personnellement informé par écrit de la date de son entretien professionnel au moins huit jours francs avant la date de cet entretien. A cette occasion, le supérieur hiérarchique direct remet à l'agent sa fiche de poste pour rappel ainsi que le formulaire de compte rendu d'entretien pour lui permettre de remplir les rubriques qu'il lui appartient de renseigner.