L'EPSF tient un registre des licences qu'il délivre dans les conditions fixées par arrêté du ministre chargé des transports.
Le registre des licences est mis à jour par l'EPSF dans un délai de sept jours suivant la transmission de toute information relative à la licence.
Les informations contenues dans le registre sont communicables à toute autorité compétente d'un Etat sur le réseau ferroviaire duquel le conducteur est appelé à circuler. Cette autorité s'engage au respect de la confidentialité. Seules les informations relatives au numéro de la licence et à son état actuel sont communicables à l'Agence ferroviaire européenne ou à un employeur, sur demande motivée de ceux-ci.