Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité du créancier (fournisseur) (nom, prénoms, raison sociale, adresse, SIRET, numéro SIREN) ;
- à l'identité du débiteur (bénéficiaire d'un produit) (nom, prénoms, raison sociale, adresse) ;
- aux éléments de facturation (numéro et date de la commande, nom du produit justifiant un encaissement, nature de la dépense justifiant un paiement, facture [numéro, date, montant, compte d'imputation]) ;
- aux règlements financiers (dates de réception [facture ou règlement], paiement [date, mode], chèque [numéro, date d'émission, nom du titulaire, agence de paiement et montant]) ;
- à la situation financière (relevé d'identité postal ou bancaire, demande de non-opposition).
Les données à caractère personnel ainsi enregistrées relatives :
- à l'identité du créancier et du débiteur, aux éléments de facturation et au règlement financier sont conservées pendant une durée maximale de cinq ans au-delà de l'encaissement d'un produit ou du paiement d'une dépense ;
- à la situation financière sont conservées jusqu'à la rupture du lien de l'intéressé avec la régie ou la sous-régie de recettes et la régie ou la sous-régie d'avances.