1. L'information et la sensibilisation des responsables hiérarchiques
Afin d'améliorer la compréhension par les responsables hiérarchiques de l'intérêt collectif de l'exercice d'un mandat, la direction informe le responsable hiérarchique, dès qu'elle en a connaissance et dans les meilleurs délais, sur la nature du/des mandat(s) et le volume d'heures de délégation du ou des salarié(s) mandaté(s). Cette information par la direction doit permettre de sensibiliser les responsables hiérarchiques aux enjeux du dialogue social au sein de l'entreprise et aux conséquences dans l'organisation du travail (charge de travail, organisation des tâches…). Cette sensibilisation peut être complétée, le cas échéant, par une action de formation ou d'accompagnement destinée aux responsables hiérarchiques afin de leur permettre de mieux appréhender le fonctionnement concret de l'exercice du mandat, notamment en matière de délégation, de déplacement, de réunions et d'articulation avec l'activité professionnelle.
À cet égard, les informations essentielles liées au mandat sont transmises par la direction au responsable hiérarchique.
2. L'entretien de prise de mandat
Dans un délai maximal de quatre mois suivant la prise du mandat, l'employeur informe tout représentant du personnel titulaire, tout délégué syndical ou tout détenteur d'un mandat syndical connu de l'employeur, qu'il bénéficie d'un entretien individuel de prise de mandat qui est organisé dans un délai fixé par l'entreprise dans le cadre de son dialogue social. L'employeur rappelle en introduction de l'entretien la situation professionnelle du salarié (poste, ancienneté, classification).
Cet entretien porte, notamment, sur les points suivants :
– l'estimation du temps consacré à l'exercice du mandat définie à l'article 47 bis point 2 ;
– les modalités pratiques d'exercice du mandat au sein de l'entité et du service du salarié, au regard de son emploi. Dans ce cadre, la situation professionnelle du salarié est abordée ;
– les mesures à prendre par l'employeur en termes d'organisation du travail dans l'entreprise ou dans un service, notamment l'adaptation :
–– de la charge de travail du salarié mandaté ;
–– de ses objectifs professionnels ;
–– de sa formation (cibler les besoins de formations identifiées),
– les mesures à prendre par le salarié en termes de transmission d'informations à l'employeur sur son organisation (déplacements, réunions externes, heures de délégation…) ;
– les moyens de communication (matériels informatiques ou téléphoniques, logiciels…) dans le cadre de l'accès et de la transmission d'informations selon les conditions et modalités définies par l'entreprise et conformément à l'article 27 septies alinéa 3 de la convention collective.
• Pour le salarié disposant d'un nombre d'heures de délégation afférent à ses mandats inférieur ou égal sur l'année à 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail ou, à défaut, de la durée du travail applicable dans l'établissement, l'entretien aura lieu avec un responsable de l'entreprise.
• Pour le salarié disposant d'un nombre d'heures de délégation afférent à ses mandats qui dépasse, sur l'année, 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail ou, à défaut, de la durée du travail applicable dans l'établissement, ou consacrant au cours de l'année plus de 50 % de son temps de travail à l'exercice de son ou ses mandat(s), l'entretien aura lieu avec un responsable de l'entreprise et un membre de la direction des ressources humaines, ou à défaut avec un responsable de l'entreprise.
Au cours de cet entretien, le salarié a la possibilité de se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.
Cet entretien, qui ne se substitue pas à l'entretien de parcours professionnel mentionné à l'article L. 6315-1 du code du travail, fait l'objet d'un compte-rendu communiqué au salarié, lequel est mis à jour en cas d'évolution significative du ou des mandat(s) du salarié. Ce compte-rendu peut faire l'objet de modifications demandées par le salarié et justifiées par des éléments objectifs. Le salarié mandaté dispose d'un encadré afin de pouvoir indiquer, le cas échéant, un commentaire.