Le responsable hiérarchique accueillant pour la première fois dans son équipe un salarié titulaire d'un mandat syndical ou électif est sensibilisé par la direction de l'intérêt collectif de l'exercice d'un mandat.

Il bénéficie d'une formation aux enjeux du dialogue social au sein de l'entreprise et les opportunités qui en découlent ainsi qu'au rôle et au fonctionnement des instances représentatives du personnel. En tout état de cause, une synthèse lui est remise avec les attributions de chaque instance, les heures de délégation et les modalités d'utilisation.

Afin d'améliorer la compréhension du responsable hiérarchique et de prévoir les conséquences dans l'organisation du travail, la direction communique au responsable hiérarchique dès qu'elle en a connaissance et dans les meilleurs délais les informations essentielles liées au mandat, soit sur la nature du/des mandat(s) et le volume d'heures de délégation du salarié. Cette information doit permettre au responsable hiérarchique de s'organiser et faire fonctionner son service de façon satisfaisante.

En cas d'évolution significative des mandats, une réunion d'information peut être réalisée au sein de l'équipe du salarié porteur du mandat avec son accord afin d'informer l'équipe du contenu des nouveaux mandats.