Le salarié utilisant un véhicule pour les besoins du service doit justifier de la possession des documents requis par la réglementation. Il devra informer son employeur de toutes modifications provisoires ou définitives relatives à ces documents. Il est responsable des infractions qu'il pourrait commettre à l'occasion de l'utilisation du véhicule.

Il ne devra utiliser de véhicule qu'en parfait état de fonctionnement.

Les frais de stationnement et de péage pour les besoins du service sont pris en charge par l'employeur sur justificatifs.

IX.4.1. Véhicule n'appartenant pas à l'employeur

En cas d'accord de l'employeur pour l'utilisation aux besoins du service d'un véhicule ne lui appartenant pas, et plus particulièrement en cas d'utilisation d'un véhicule appartenant au salarié, les frais ci-après sont à la charge de l'employeur, selon les modalités d'indemnité kilométrique de l'Urssaf ou de la DGFIP.

IX.4.1.1. Assurances

Pour le véhicule dont l'utilisation est assujettie à l'obligation d'assurance, le salarié justifie auprès de l'employeur l'existence d'un contrat correspondant et le paiement de ses primes. S'il ne possède pas d'assurance pour l'utilisation permanente du véhicule dans l'exercice de sa profession, il devra contracter les assurances complémentaires nécessaires, y compris celles du conducteur et des personnes transportées. Le surcoût induit par ce complément d'assurance est pris en charge par l'employeur pour la période de l'usage professionnel.

Si le véhicule n'est pas assujetti à l'obligation d'assurance, l'employeur contractera préalablement les assurances nécessaires pour couvrir toute utilisation du véhicule par le salarié pour les besoins du service.

IX.4.1.2. Autres frais

Les autres frais occasionnés par l'utilisation d'un véhicule pour les besoins du service seront remboursés sous forme d'une indemnité kilométrique évaluée, sauf usage ou accord particulier plus avantageux, sur la base du trajet aller-retour de l'entreprise d'architecture au lieu de sa mission.

Pour les véhicules motorisés, l'indemnité sera calculée par référence au dernier barème annuel publié par l'Urssaf ou la DGFIP.

Pour les autres véhicules, les indemnités kilométriques seront calculées en prenant en compte leur amortissement normal, les frais de garage, d'entretien et de réparations, ainsi que les frais de consommation de carburant, de lubrifiant et de pneumatiques.

Le salarié qui a cessé son activité pour quelque raison que ce soit a droit, lors de la parution du barème de sa dernière année d'exercice, au réajustement des indemnités qui lui ont été versées. Le règlement du rappel ainsi calculé devra intervenir dans un délai d'un mois à compter de la parution dudit barème.

IX.4.2. Véhicule appartenant à l'employeur

Dans le cas où l'employeur met un véhicule à disposition des salariés de son entreprise pour les besoins du service :
– le véhicule doit être en parfait état de fonctionnement et couvert par une assurance appropriée ;
– le salarié doit signaler toute anomalie de fonctionnement du véhicule à l'employeur ;
– sauf accord exprès et écrit de l'employeur, annexé au contrat de travail du salarié, le véhicule est exclusivement utilisé pour les besoins du service ;
– le salarié utilisant un véhicule appartenant ou mis à sa disposition par l'employeur est remboursé de tous les frais afférents au fonctionnement courant du véhicule, sur justificatifs. En cas de dépense de réparation exceptionnelle, l'employeur réglera cette dépense directement au prestataire.