Les membres de la CPS participent aux réunions sur convocation du Secrétariat par courrier électronique ou, à défaut par tout moyen.

La convocation aux réunions est accompagnée de l'ordre du jour définitif.

Elle est adressée à chacun des membres et invités de la CPS dans un délai d'au moins quinze jours avant la réunion ordinaire et d'au moins cinq jours avant la réunion extraordinaire.

Une convocation spécifique est adressée à l'ensemble des membres de la CPS dans le cadre d'une réunion d'admission probatoire, à laquelle est jointe la ou les candidatures à l'entrée dans le régime. Cette convocation est adressée maximum trois jours avant la réunion spécifique.