Les commissions, sous-commissions et temps de travail paritaires sont convoquées par voie électronique par le biais d'un courriel adressé aux mandataires habituels de chaque commissions, sous-commissions et temps de travail paritaires.

Durant cette période, il appartient aux organisations représentatives d'employeurs de pourvoir à l'organisation de l'ensemble des commissions, sous-commissions et temps de travail paritaires.

Sauf circonstance particulière, les documents préparatoires sont transmis au plus tard 72 heures avant la tenue de la réunion.

Lorsque les réunions sont organisées en mixte, les participants font connaître leur souhait d'être présent ou à distance dans les meilleurs délais et l'organisateur de la réunion vérifie la conformité du nombre de personnes possibles en présentiel.