Le présent article a pour objet de définir :
– les règles de mise à disposition et d'utilisation par les organisations syndicales et les comités sociaux et économiques de l'intranet, de la messagerie électronique et d'internet ;
– les règles de mise à disposition et d'utilisation par les organisations syndicales et les comités sociaux et économiques des équipements informatiques et numériques ;
– les modalités de communication électronique entre les organisations syndicales, les comités sociaux et économiques, les agents et la direction de Pôle emploi.

Ces dispositions s'appliquent aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de Pôle emploi ainsi qu'aux instances de représentation du personnel, dans le respect de l'article L. 2142-6 du code du travail.

Article 44 ter. 1
Principes généraux

Pôle emploi met à disposition des organisations syndicales et des instances de représentation du personnel des moyens de communications numériques :
– accès à l'intranet ;
– boîtes aux lettres électroniques ;
– accès à internet ;
– accès à l'outil numérique de communication visé à l'article 44 ter. 3.6 du présent accord.

Ces outils s'ajoutent aux moyens de communication traditionnels non numériques. Les parties conviennent toutefois de privilégier la communication numérique.

L'utilisation par les organisations syndicales et les comités sociaux et économiques des outils numériques mis à leur disposition doit :
– être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de Pôle emploi ;
– ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;
– respecter les dispositions du règlement intérieur de Pôle emploi et de son annexe.

Les représentants des organisations syndicales et des instances de représentation du personnel sont tenus, comme l'ensemble des salariés, au respect des règles générales de confidentialité et de discrétion, sous réserve des prérogatives qu'ils tirent de leur mandat.

Toutes les identités visuelles propres à Pôle emploi sont sa propriété et ne peuvent être utilisées dans le cadre des communications des organisations syndicales et des comités sociaux et économiques, sauf accord préalable de la direction générale.

Le contenu des communications numériques syndicales est librement déterminé par les organisations syndicales, sous leur propre responsabilité et dans le respect des conditions d'exercice du droit syndical. Il en est de même pour les instances de représentation du personnel, sous la responsabilité de leur secrétaire.

Les publications et communications des organisations syndicales et des comités sociaux et économiques s'inscrivent nécessairement dans un cadre circonscrit à leurs activités.

Les organisations syndicales veillent à ce que le contenu de leurs communications se conforme aux lois en vigueur, notamment aux lois de la presse, aux droits de propriété intellectuelle et à la protection de la vie privée ainsi qu'à la réglementation sur la protection des données personnelles. Il en est de même pour les instances de représentation du personnel, sous la responsabilité de leur secrétaire.

Article 44 ter. 2
Utilisation de l'intranet

Les communications publiées sur l'espace intranet sont transmises au préalable par les organisations syndicales à la direction. Cette dernière s'assure de la conformité de la publication aux normes techniques définies par la direction des systèmes d'information de Pôle emploi.

1. Utilisation de l'intranet par les organisations syndicales

Il est mis à la disposition de chaque organisation syndicale un “ espace d'information numérique ” sur l'intranet de Pôle emploi.

Cet espace réside sur l'intranet national pour chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale au sein de Pôle emploi et dont le champ statutaire couvre le périmètre national.

Pour les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au niveau de l'établissement, cet espace réside sur l'intranet dudit établissement.

Il a pour objet exclusif la mise à disposition d'informations de nature syndicale auprès des agents.

Il peut notamment contenir les informations suivantes : interlocuteurs de référence, coordonnées, adresse d'un site internet avec un lien hypertexte vers le site hébergeur – sous réserve qu'il respecte les normes de sécurité informatique de Pôle emploi et qu'il soit conforme à la réglementation sur la protection des données personnelles – ou encore une documentation accessible au format. pdf (affiche, tract …).

2. Utilisation de l'intranet par le comité social et économique central et les comités sociaux et économiques des établissements

Il est mis à la disposition du comité social et économique central et de chaque comité social et économique d'établissement un “ espace d'information numérique ” sur l'intranet de Pôle emploi au niveau de son implantation (intranet national pour le comité social et économique central, intranets des établissements pour les comités sociaux et économiques des établissements).

Il a pour objet exclusif la mise à disposition d'informations relatives à la représentation du personnel auprès des agents.

Il peut notamment contenir les informations suivantes : interlocuteurs de référence, coordonnées, adresse d'un site internet avec un lien hypertexte vers le site hébergeur – sous réserve qu'il respecte les normes de sécurité informatique de Pôle emploi et qu'il soit conforme à la réglementation sur la protection des données personnelles – ou encore une documentation accessible au format. pdf (affiche).

Article 44 ter. 3
Messagerie électronique

Les boîtes aux lettres électroniques professionnelles des agents ou les boîtes aux lettres électroniques personnelles externes ne doivent pas être utilisées dans le cadre des communications syndicales ou relatives à la représentation du personnel, sauf dans les cas et dans les conditions prévus par le présent accord.

Il est mis à disposition des organisations syndicales et des comités sociaux et économiques des adresses et boîtes aux lettres électroniques (BAL) réservées à ces usages, dans les conditions ci-après définies. Celles-ci sont conformes au référentiel informatique de Pôle emploi.

Pôle emploi s'engage au respect du secret de la correspondance – contenu, auteur, destinataire – tel que garanti par la loi. Il se conforme aux prescriptions de la CNIL en cette matière, notamment au regard de la protection particulière des correspondances syndicales. Pôle emploi peut procéder à la conservation de données relatives à la messagerie à des fins de maintenance, de surveillance de l'intégrité du réseau et de respect des dispositions légales.

L'utilisation des BAL doit se faire de manière conforme aux normes applicables au sein de Pôle emploi.

44 ter 3.1. Mise à disposition des BAL

1. Attribution des BAL

Il est mis à disposition des boîtes aux lettres électroniques :

– au niveau national, pour :
–– les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale et dont le champ géographique statutaire couvre le périmètre national, dans la limite de 5 adresses chacune (à leur sigle et non nominatives) ;
–– les délégués syndicaux centraux ;
–– les représentants syndicaux au CSEC ;
–– le CSEC (administrée par le secrétaire du CSEC) ;
–– le secrétaire du CSEC ;
–– la CSSCTC (administrée par le secrétaire de la CSSCTC) ;

– au niveau des établissements, pour :
–– les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au niveau d'un établissement ;
–– les délégués syndicaux d'établissement ;
–– les représentants de section syndicale d'établissement ;
–– les représentants syndicaux aux CSE ;
–– les CSE (administrées par les secrétaires des CSE) ;
–– les membres élus de chaque CSE ;
–– les CSSCT (administrées par les secrétaires des CSSCT) ;
–– les représentants de proximité.

Leurs coordonnées électroniques sont mises en ligne sur l'intranet national et les intranets régionaux.

2. Demande d'ouverture des BAL

Au niveau national, les demandes de création de BAL électroniques sont adressées à la direction des relations sociales de la direction générale, qui gère les BAL avec le support messagerie national.

Au niveau régional, les demandes de création de BAL électroniques sont adressées à la direction de l'établissement concerné, qui gère les BAL en lien avec la direction des relations sociales de la direction générale et par le support messagerie national.

Les accès aux boîtes aux lettres électroniques fonctionnelles sont administrés par des gestionnaires désignés par les organisations syndicales concernées ou par le secrétaire du comité social et économique ou de la commission santé, sécurité et conditions de travail concerné.

44 ter 3.2. Modalités d'utilisation des BAL par les organisations syndicales et les instances de représentation du personnel

1. Messages individuels

Dispositions relatives aux organisations syndicales

Toute organisation syndicale peut échanger des messages électroniques avec les agents de Pôle emploi pour l'exercice de ses activités, à la condition que ceux-ci aient expressément accepté d'être contactés par elle par ce moyen. Cette utilisation s'inscrit nécessairement dans un cadre circonscrit à son activité syndicale.

Ces messages ne peuvent être qu'individuels, ce qui exclut les envois en cascade ou les envois groupés.

Dispositions relatives au comité social et économique central et aux comités sociaux et économiques des établissements

Le comité social et économique central et les comités sociaux et économiques des établissements peuvent échanger des messages électroniques avec les agents de Pôle emploi pour l'exercice de leurs activités. Cette utilisation s'inscrit nécessairement dans un cadre circonscrit à l'activité de représentation du personnel.

2. Constitution et utilisation des listes de diffusion par les organisations syndicales

Les organisations syndicales ont la faculté de créer des listes de diffusion afin de communiquer avec les agents de Pôle emploi, notamment sur leurs actualités et activités. Cet accord ne remet pas en cause les listes de diffusion déjà existantes.

Ces listes peuvent contenir un nombre d'abonnés fixé en conformité avec les recommandations relatives à la sécurité des systèmes d'information (à la date de signature de l'accord, 200 abonnés).

La communication syndicale par cette voie ne peut s'effectuer qu'auprès des agents de Pôle emploi qui ont expressément accepté leur inscription sur la liste de diffusion de l'organisation syndicale émettrice. L'agent doit avoir formalisé son consentement préalablement au traitement de ses données personnelles, conformément à l'article 7 de la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les diffusions des organisations syndicales se font exclusivement par leur BAL électronique Pôle emploi dédiée et aucune diffusion collective ne peut avoir lieu en dehors des listes d'abonnement. Toute diffusion en dehors de ces listes et de ces BAL peut être sanctionnée dans les conditions prévues par l'article 44 ter. 3.7 du présent accord.

L'inscription d'agents sur une liste de diffusion peut se faire notamment via les propositions d'abonnement envoyées à l'ensemble du personnel employé dans le périmètre de l'organisation syndicale concernée.

À cet effet, les organisations syndicales peuvent solliciter l'envoi d'un courrier électronique de proposition d'abonnement à leur liste de diffusion jusqu'à six fois par an. Ce message standard, identique pour toutes les organisations syndicales, est envoyé par la direction de l'établissement concerné, pour les organisations syndicales d'établissement, ou par la direction des relations sociales de la direction générale, pour les organisations syndicales nationales. Peut y être ajoutée une pièce jointe, à la main de l'organisation syndicale, à sa demande.

Les messages envoyés par les organisations syndicales sur les boîtes aux lettres professionnelles des agents spécifient que l'inscription sur la liste de diffusion résulte de la demande de l'agent et que celui-ci conserve la faculté de se désabonner à tout moment. Tout agent qui fait la demande formelle de se désabonner est retiré de la liste de diffusion par le gestionnaire de cette liste dans un délai de 10 jours.

Les organisations syndicales ont la maîtrise du contenu et du rythme de diffusion des messages qu'elles émettent via ces listes de diffusion aux abonnés. L'organisation syndicale à l'origine des messages, dont le contenu est sous sa responsabilité, doit toujours être identifiable.

Un exemplaire de ces communications syndicales est transmis simultanément à la direction des relations sociales de la direction générale, pour les messages de portée nationale ; à la direction de l'établissement concerné, pour les messages de portée locale.

3. Périodes électorales

Par exception, les modalités d'utilisation des listes de diffusion sont élargies pendant les périodes électorales relatives aux élections professionnelles. Celles-ci sont délimitées par la date d'information de l'employeur à l'ensemble des agents de la date prévisible des élections et la date de réalisation du dernier tour de scrutin.

Les organisations syndicales qui, au niveau où elles sont constituées, sont intéressées à participer aux élections professionnelles, ont la possibilité d'utiliser, à leur niveau, trois fois la liste de diffusion “ LD tous ” de la messagerie afin d'adresser leurs communications électorales à tous les agents, dont une fois dans les 15 jours qui suivent la proclamation des résultats des élections professionnelles. Cette disposition est reprise dans les accords préélectoraux.

Article 44 ter. 4
Internet

Les représentants des organisations syndicales et les comités sociaux et économiques disposent d'une connexion au réseau internet (dont Wi-Fi) dans chacun de leurs locaux.

Les délégués syndicaux centraux disposent chacun d'un dispositif de connexion internet à distance.

Les demandes d'ouverture des accès à Internet au profit des représentants des organisations syndicales et des comités sociaux et économiques sont adressées à la direction des relations sociales de la direction générale, au niveau national ; à la direction des ressources humaines, au niveau de l'établissement.

Ces ouvertures sont effectives dans les 48 heures qui suivent la réception du fichier des bénéficiaires. Cependant, l'adaptation du poste de travail de chaque représentant peut nécessiter un délai supplémentaire d'intervention sur le poste.

Article 44 ter. 5
Équipements informatiques et numériques

Sont assurés par Pôle emploi :
– la mise à disposition d'équipements informatiques et numériques aux membres des comités sociaux et économiques, aux organisations syndicales ainsi qu'aux titulaires d'un mandat syndical ;
– l'administration de l'infrastructure qui leur est fournie ;
– la prise en charge des frais liés à l'hébergement et l'entretien courant des équipements ;
– une connexion à distance au poste de travail à partir des équipements fournis.

Les équipements et logiciels fournis sont conformes au référentiel informatique de la direction des systèmes d'information. Tout ajout ou modification de matériels ou de logiciels se fait en concertation avec les services informatiques compétents.

Afin de faciliter l'exercice du droit syndical au sein de Pôle emploi et à l'occasion du déploiement des équipements informatiques à Pôle emploi, la direction s'engage à ce que les représentants des organisations syndicales et les représentants du personnel soient prioritairement équipés d'un poste informatique portable et des logiciels nécessaires à l'organisation de réunions à distance en audio et/ ou en visio.

Pôle emploi n'est pas responsable des dysfonctionnements techniques ou des interruptions résultant des opérations de maintenance. Cependant, tous les moyens sont mis en œuvre pour résoudre dans les meilleurs délais les dysfonctionnements techniques survenus.

Article 44 ter. 6
Outil numérique de communication

Un outil numérique est mis en place en vue de devenir le support unique de transmission des documents et informations de la direction vers les représentants des organisations syndicales, les instances représentatives et les commissions paritaires, à tous les niveaux de Pôle emploi (établissements, entreprise, branche). Lorsque cela est nécessaire, les commissions paritaires confirment préalablement ce mode de fonctionnement dans leur règlement intérieur.

Cet outil est également le support de mise à disposition des comptes rendus des réunions d'expression mis en œuvre au sein de Pôle emploi.

Dans ce cadre, tout titulaire de mandat syndical ou de représentation du personnel dispose d'un accès à cet outil, dont les habilitations sont paramétrées en fonction de ses activités. Il reçoit une notification sur sa boîte aux lettres électronique dès qu'un document est mis à sa disposition sur cet outil.

Article 44 ter. 7
Dispositions destinées à assurer une utilisation conforme des TIC

Les directions des établissements veillent à la bonne application des dispositions relatives aux moyens des organisations syndicales liés aux TIC.

Les utilisateurs désignés s'engagent à respecter les règles de bon usage, de sécurité et de confidentialité en vigueur au sein de Pôle emploi, notamment l'annexe au règlement intérieur de Pôle emploi sur l'utilisation des systèmes d'information et de communication et les accords en vigueur au sein de Pôle emploi.

En cas de non-respect des règles prévues, notamment la diffusion collective de messages non sollicités par les agents, Pôle emploi dispose de la possibilité de suspendre l'accès à la messagerie. Dans ce cas, Pôle emploi s'engage à faire précéder une éventuelle mesure de suspension d'accès à la messagerie d'une mise en garde en forme de rappel.

La mise en œuvre de la suspension provisoire d'une boîte aux lettres syndicale est faite sous la responsabilité du directeur d'établissement, au niveau local, ou du directeur des relations sociales, au niveau national. Cette fermeture fait l'objet d'un échange entre l'organisation syndicale et la direction concernées.

Les cas de non-respect sont portés à la connaissance de la direction des relations sociales de la direction générale, de même que les difficultés techniques d'utilisation éventuelles lui sont signalées pour traitement en lien avec les services techniques compétents.