L'entretien professionnel ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié. Il est distinct des entretiens réguliers et formels, essentiels à l'exercice de l'activité professionnelle. Ces entretiens peuvent néanmoins se dérouler à l'occasion d'une même rencontre, notamment dans les PME et les TPE.
Préalablement à la tenue des entretiens professionnels, les entreprises veillent à transmettre aux salariés les informations utiles leur permettant de préparer ces entretiens, en s'appuyant, par exemple, sur les accords de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences des entreprises (GPEC) et sur les études et analyses disponibles sur le site internet de l'observatoire prospectif et analytique des métiers et des qualifications.
Les entreprises veillent à sensibiliser et à former les managers à la conduite de l'entretien professionnel. Cette formation leur permet notamment d'informer les bénéficiaires de l'entretien sur les dispositifs d'orientation et de formation professionnelles mis à leur disposition pour adapter et développer leurs compétences, et de leur fournir les éléments nécessaires à la tenue du passeport d'orientation, de formation et de compétences.
Afin d'accompagner les entreprises, et notamment les TPE et PME, l'observatoire prospectif et analytique des métiers et des qualifications établit et met à disposition des entreprises un modèle de support d'entretien professionnel ainsi qu'un modèle d'état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié mentionné à l'article L. 6315-1-II du code du travail.
Conformément à l'article D. 2323-5 (10°) du code du travail, l'employeur communique chaque année aux représentants du personnel le nombre de salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel.