Chaque année, dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, l'employeur présente au comité d'entreprise (ou à la commission spécialisée représentant les salariés) ou, à défaut, aux délégués du personnel ainsi qu'à chaque salarié un rapport comportant notamment les éléments servant de base de calcul de la réserve spéciale de participation et des indications précises sur la gestion et l'utilisation des sommes affectées à cette réserve.
Tous les salariés susceptibles de bénéficier de la participation, y compris ceux qui ont quitté l'entreprise avant la conclusion de l'accord ou avant le calcul ou la répartition des sommes leur revenant, reçoivent, lors de chaque répartition, une fiche distincte du bulletin de salaire indiquant :

– le montant de la réserve spéciale de participation pour l'exercice écoulé ;
– le montant des droits qui lui sont attribués, le montant de la CSG et de la CRDS y afférent et leur mode de gestion ;
– l'organisme auquel est confiée la gestion de ces droits ;
– la date à laquelle ces droits seront négociables ou exigibles ;
– les cas dans lesquels ils peuvent être exceptionnellement liquidés ou transférés avant ce délai ;
– les modalités d'affectation par défaut au plan d'épargne pour la retraite collectif des sommes attribuées au titre de la participation.
Avec l'accord du bénéficiaire concerné, la remise de cette fiche peut être effectuée par voie électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.
Chaque bénéficiaire doit être informé des sommes qui lui sont attribuées au titre de la participation, du montant dont il peut demander, en tout ou partie, le versement, et du délai visé à l'article 17.1 ci-avant dans lequel il peut formuler sa demande.
Cette information peut être faite à tout moment à compter de la détermination du montant de ses droits individuels.
Cette information sera effectuée auprès de chaque bénéficiaire par le biais d'un document spécifique visé à l'article 17.2.3 ci-avant, établi par l'entreprise et communiqué à chaque bénéficiaire.
En application de l'article R. 3324-21-1 du code du travail, le bénéficiaire est présumé avoir été informé du montant qui lui est attribué à l'issue d'un délai de 4 jours calendaires suivant la date d'envoi ou de remise dudit document (date figurant sur ledit document). Le délai de 15 jours, laissé au bénéficiaire pour faire connaître son choix est calculé à compter de cette date présumée.
Lorsqu'un salarié titulaire de droits sur la réserve spéciale de participation quitte l'entreprise sans faire valoir ses droits à déblocage ou avant que l'entreprise ait été en mesure de liquider, à la date de son départ, la totalité des droits dont il est titulaire, l'employeur est tenu :

– de lui remettre une attestation indiquant la nature et le montant de ses droits ainsi que la ou les dates à partir desquelles ceux-ci deviendront négociables ou exigibles ;
– de lui demander l'adresse à laquelle devront lui être envoyés les avis afférents à ces droits et lors de leur échéance, les titres ou les sommes représentatives de ceux-ci ;
– de l'informer de ce qu'il y aura lieu pour lui d'aviser l'organisme gestionnaire de ses changements d'adresse.