Le secrétariat est assuré par un représentant de la direction des ressources humaines du groupe.
Le secrétaire assiste aux réunions de la commission de recours interne et ne peut être saisi qu'à titre consultatif par l'une ou l'autre délégation sur des aspects techniques et juridiques de l'affaire examinée.
A l'issue de la réunion, il établit un procès-verbal qui consigne l'avis ou les avis motivés de chacune des délégations. Le secrétaire n'a pas de voix délibérative dans le cadre du recours présenté par le salarié devant la commission.
Une fois le procès-verbal établi, les parties au litige se présentent devant la commission afin que cette dernière puisse faire part de sa position.
Une copie de ce procès-verbal est adressée aux parties prenantes au litige et à chaque membre de la commission.