Sur la base de listes issues, d'une part, des fichiers des agents statutaires actifs communiqués par les employeurs et, d'autre part, des fichiers des agents statutaires inactifs, le conseil d'administration de chaque CMCAS, en présence d'un représentant désigné par chaque organisation syndicale représentative sur la totalité du périmètre de la CMCAS ne siégeant pas au sein du conseil d'administration, prépare la liste provisoire de ses agents statutaires (y compris les agents classés au-dessus du GF 19) conformément à l'article 3.3. La présence d'au moins 2 membres représentant l'UFE ou l'UNEMIG pourra être requise pour préciser certaines situations relatives aux agents statutaires en activité.
Deux types de listes sont établis :
― l'une qu'il adresse au prestataire sous format informatique normé 60 jours avant l'élection. Cette liste mentionne les noms et prénoms de tous les électeurs, leur adresse, la CMCAS de rattachement ;
― l'autre qu'il adresse :
― pour affichage, au représentant désigné par les établissements, les unités ou les entreprises de son périmètre ;
― aux organisations syndicales représentatives sur la totalité du périmètre des CMCAS.
Cette liste ne mentionne quant à elle que les noms et prénoms de tous les électeurs ainsi que la CMCAS de rattachement.
Les demandes de modifications et les réclamations relatives aux listes des électeurs sont portées à la connaissance du conseil d'administration jusqu'au 29 mai 2009 par toute personne ayant intérêt à agir.
Les listes des électeurs peuvent être complétées ou modifiées par le conseil d'administration de chaque CMCAS, en présence d'un représentant désigné par chaque organisation syndicale représentative sur la totalité du périmètre de la CMCAS ne siégeant pas au sein du conseil d'administration, pour tenir compte des évolutions intervenues au 29 mai 2009 :
― par adjonction des agents stagiaires qui auront pris leurs fonctions le 1er juin ;
― pour tenir compte de la date d'effet administrative des mutations au sein d'une entreprise, ou des changements d'entreprises à l'intérieur de la branche des IEG ;
― par suppression des agents statutaires qui auraient perdu leur qualité d'électeur (perte des droits civils et civiques, démission, décès, perte du bénéfice des activités sociales, etc.).
Le 29 mai 2009, le conseil d'administration envoie au prestataire les corrections effectuées sur les listes.
Les délégués de liste ainsi que les membres du conseil d'administration de chaque CMCAS et du représentant désigné par chaque organisation syndicale tel que mentionné dans le présent article bénéficie d'un crédit d'heures de 35 heures.
En tout état de cause, le conseil d'administration de chaque CMCAS reste seul responsable de la constitution de la liste des électeurs dont le comité de coordination des CMCAS est le garant.