Les collectivités territoriales ou leurs groupements ont l'usage des documents appartenant à l'Etat déposés dans leur bibliothèque. Ils en assurent l'inventaire, le signalement, le récolement, la conservation et la communication.

Ces documents peuvent être retirés des bibliothèques par le ministre chargé de la culture en cas d'insuffisance de soins, d'insécurité ou de transfert sans l'autorisation mentionnée à l'article R. 312-2.

Le transfert des documents appartenant à l'Etat entre bibliothèques dépositaires relevant des collectivités territoriales ou de leurs groupements requiert une autorisation du préfet de région. La collectivité territoriale ou le groupement souhaitant se dessaisir des documents appartenant à l'Etat saisit le préfet de la région où se situe la collectivité territoriale ou le groupement susceptible de recevoir ces documents en dépôt. Le préfet de région autorise le changement de bibliothèque dépositaire, après avoir recueilli l'accord de la collectivité territoriale ou du groupement pressenti pour recevoir en dépôt ces documents appartenant à l'Etat.

Les collectivités ou leurs groupements peuvent prêter ou déposer à l'extérieur de leur bibliothèque un document patrimonial appartenant à l'Etat sur autorisation du préfet de région, accordée après vérification des garanties de sécurité et de conservation prévues pour le transport, l'exposition et la communication.