Tout capitaine ou patron entrant dans le port doit à son arrivée remettre à la capitainerie une déclaration écrite indiquant, notamment, le nom de son bâtiment, celui du capitaine, celui du propriétaire, de l'armateur, du consignataire du navire, du consignataire de la cargaison, du courtier, le tonnage du bâtiment, ses tirants d'eau, son genre de navigation, la nature de son chargement, le nombre de ses passagers, sa provenance, sa destination et le nombre d'hommes de son équipage, conformément aux dispositions du modèle de déclaration en usage dans le port. La capitainerie attribuera à cette déclaration un numéro d'escale avant de l'enregistrer.

La même déclaration doit être faite avant la sortie.

Si le bâtiment transporte, transborde, charge ou décharge des matières dangereuses, le capitaine ou patron devra fournir à la capitainerie leur plan d'arrimage et la liste complète de ces matières qui sont simplement en transit, et celles qui doivent être chargées ou déchargées dans le port.

En outre, lorsque la réglementation en vigueur subordonne l'accès au port à la possession de documents ou certificats établis selon les règlements internationaux, en matière de navigation maritime, le capitaine du bâtiment devra présenter ces documents ou certificats à la capitainerie du port.