La requête en validation de la convention mentionnée au huitième alinéa de l'article 41-1-2 est datée et signée par le procureur de la République. Y sont joints la proposition de convention acceptée par la personne morale, ainsi que la procédure d'enquête ou d'instruction.

La requête mentionnée au premier alinéa est notifiée aux représentants légaux de la personne morale et, le cas échéant, à la victime, par lettre recommandée avec demande d'accusé de réception. Ces personnes sont également informées selon les mêmes modalités de la date, l'heure et l'adresse de l'audience à laquelle elles sont invitées à comparaître en application du neuvième alinéa de l'article 41-1-2, ainsi que la possibilité de se faire assister par un avocat.

A l'issue de l'audience mentionnée au neuvième alinéa de l'article 41-1-2, l'ordonnance du président du tribunal est immédiatement notifiée aux représentants légaux de la personne morale et, le cas échéant, à la victime. Une copie leur est remise après émargement.

Si la victime est absente à l'audience, l'ordonnance mentionnée au premier alinéa lui est communiquée par tout moyen.

Si le président du tribunal rend une ordonnance de validation, celle-ci précise que la personne morale dispose d'un délai de dix jours pour exercer son droit de rétractation par lettre recommandée avec demande d'avis de réception adressée au procureur de la République.

Il est également remis aux représentants de la personne morale un document l'informant des conditions dans lesquelles doivent être accomplies les obligations prévues. Ce document est accompagné si nécessaire de plusieurs feuillets destinés à permettre le paiement de l'amende d'intérêt public et dont le modèle est arrêté par le ministre chargé du budget et le garde des sceaux, ministre de la justice. Il comporte également une mention indiquant que si la personne morale ne justifie pas de l'exécution intégrale des obligations prévues, le procureur de la République décidera, sauf élément nouveau, d'engager des poursuites à son encontre.