Les notaires, huissiers, greffiers et autorités administratives sont tenus, chaque fois qu'ils présentent des actes, jugements ou arrêts à la formalité de l'enregistrement, de déposer à la recette des impôts un bordereau récapitulatif de ces actes, jugements ou arrêts établi par eux, en double exemplaire, sur des formules imprimées qui leur sont fournies gratuitement par l'administration.

A défaut, la formalité de l'enregistrement est refusée.

Il est défendu à tout notaire ou greffier de recevoir aucun acte en dépôt sans dresser acte du dépôt.

Sont exceptés les testaments déposés chez les notaires par les testateurs.

Il est fait mention dans toutes les expéditions des actes publics, civils ou judiciaires, qui doivent être enregistrés sur les minutes, de la quittance des droits, par une transcription littérale et entière de cette quittance.

Pareille mention est faite dans les minutes des actes publics, civils, judiciaires ou extrajudiciaires, qui se font en vertu d'actes sous signatures privées ou passés en pays étrangers et qui sont soumis à l'enregistrement.

Tout acte portant sous-bail, subrogation, cession ou rétrocession de bail doit contenir la reproduction littérale de la mention d'enregistrement du bail cédé en totalité ou en partie, lorsque cette formalité est obligatoire.

Toutes les fois qu'une condamnation est rendue sur un acte enregistré, le jugement ou la sentence arbitrale en fait mention et énonce le montant du droit payé, la date du paiement et le nom de la recette où il a été acquitté; en cas d'omission et s'il s'agit d'un acte soumis à la formalité dans un délai déterminé, le comptable des impôts compétent exige le droit si l'acte n'a pas été enregistré dans sa recette, sauf restitution, dans le délai prescrit, s'il est ensuite justifié de l'enregistrement de l'acte sur lequel le jugement a été prononcé.

Tout traité ou convention ayant pour objet la transmission à titre onéreux ou gratuit d'un office, de la clientèle, des minutes, répertoires, recouvrements et autres objets en dépendant doit être constaté par écrit et enregistré, avant d'être produit à l'appui de la demande de nomination du successeur désigné.

En cas de transmission de l'office par décès à un héritier ou légataire unique, ce dernier doit produire à l'appui de sa demande de nomination un certificat délivré sans frais par le comptable compétent des impôts constatant l'acquittement du droit de mutation par décès.

Les notaires, huissiers, greffiers, avoués, avocats et autorités administratives doivent, pour les actes et décisions judiciaires qui contiennent des dispositions soumises à publicité foncière et pour les attestations après décès, établir en double exemplaire un extrait, dit extrait d'acte modèle n° 1 ou modèle n° 2 (1), dans les conditions fixées par le directeur général des impôts.

L'extrait peut être remplacé par une reproduction partielle des actes, décisions judiciaires ou attestations, faite dans les conditions prévues par le directeur général des impôts.

Pour les actes visés au premier alinéa du I de l'article 647, les deux exemplaires de l'extrait sont remis, sous peine de refus du dépôt, à la conservation des hypothèques, au moment où la formalité fusionnée est requise (2). Le dépôt est également refusé s'il existe, entre cet extrait et le document à publier, une discordance faisant obstacle à la détermination de l'assiette ou au contrôle de l'impôt.

Pour les actes visés au deuxième alinéa du I du même article, l'un des exemplaires de l'extrait d'acte est déposé à la recette des impôts compétente pour opérer la formalité de l'enregistrement (3).

Lorsqu'ils présentent à la formalité de l'enregistrement un acte de partage ou de donation-partage contenant un tableau des abandonnements, les notaires sont tenus de déposer à la recette des impôts une copie de ce tableau, sur une formule imprimée qui leur est fournie gratuitement par l'administration.

Pour les actes soumis à publicité foncière, une copie est insérée dans chacun des exemplaires de l'extrait prévu à l'article 860.

A défaut, la formalité est refusée.

Le notaire qui reçoit un traité de cession d'un office ministériel ou un acte de vente, d'échange ou de partage ou un acte de cession de droit à un bail ou du bénéfice d'une promesse de bail portant sur tout ou partie d'un immeuble est tenu d'informer les parties de l'existence des sanctions édictées par les articles 1827, 1828, 1838, 1840 et 1840 B, de faire mention de cette information dans l'acte et d'y affirmer qu'à sa connaissance cet acte n'est modifié ou contredit par aucune contre-lettre contenant une augmentation du prix ou de la soulte.

Cette disposition ne s'applique pas aux adjudications publiques.

Le notaire qui reçoit un acte de vente, d'échange ou de partage est tenu d'informer les parties de l'existence des sanctions édictées par les articles 850 et 1837 et par l'article 366 du code pénal.

Mention expresse de cette information est faite dans l'acte.

Les états de frais dressés par les avoués, avocats, huissiers, greffiers, notaires commis doivent faire ressortir distinctement, dans une colonne spéciale et pour chaque débours, le montant des droits de toute nature payés au Trésor.

Les huissiers et les greffiers présentent ce répertoire au comptable compétent des impôts de leur résidence, qui le vise et qui énonce dans son visa le numéro du dernier acte inscrit. Cette présentation a lieu au cours du mois de janvier de chaque année.

I. - Les notaires, huissiers, greffiers et secrétaires des administrations centrales tiennent des répertoires à colonnes, sur lesquels ils inscrivent, jour par jour, et par ordre de numéros, savoir :

1° Les notaires, tous les actes qu'ils reçoivent (1) ;

2° Les huissiers, tous les actes de leur ministère (2) ;

3° Les greffiers, tous les actes et jugements qui, aux termes du présent code, doivent être enregistrés sur les minutes ;

4° Les secrétaires, les actes des administrations dénommés dans l'article 635-1-3° et 4° et 2-5°, 6°, 8° et 9°.

Chaque article du répertoire contient :

1° Son numéro ;

2° La date de l'acte ;

3° Sa nature ;

4° Les noms et prénoms des parties et leur domicile ;

5° L'indication des biens, leur situation et le prix, lorsqu'il s'agit d'actes qui ont pour objet la propriété, l'usufruit ou la jouissance de biens fonds ;

6° La relation de l'enregistrement ou de la formalité fusionnée (3).

Les répertoires des notaires peuvent être établis sur feuillets mobiles ; les autres répertoires sont tenus sans blanc ni interligne.

II. - Les huissiers, greffiers et les secrétaires des administrations centrales présentent tous les ans leurs répertoires aux comptables compétents des impôts de leur résidence qui les visent et qui énoncent dans leur visa le nombre des actes inscrits. Cette présentation a lieu, chaque année, dans le mois de janvier (4).

III. - Les pages des répertoires des notaires sont numérotées. Elles sont visées et paraphées par le président de la chambre des notaires ou son délégué. La formalité du paraphe peut toutefois être remplacée par l'utilisation d'un procédé empêchant toute substitution ou addition de feuilles.

Les autres répertoires sont cotés et paraphés, savoir : ceux des greffiers des tribunaux d'instance et des huissiers, par le juge du tribunal d'instance de leur domicile ; ceux des greffiers des cours et tribunaux autres que ceux d'instance, par le président ou le juge commis à cet effet, et ceux des secrétaires des administrations, par le président de l'administration.

IV. - Les dispositions relatives à la tenue et au dépôt des répertoires sont applicables aux commissaires-priseurs et aux courtiers de commerce, mais seulement pour les procès-verbaux de ventes de meubles et de marchandises, et pour les actes faits en conséquence de ces ventes.

V. - Les seuls actes dont il doit être tenu répertoire, dans les préfectures et sous-préfectures, sont ceux des autorités administratives et des établissements publics, dénommés dans l'article 635-1-3° et 4° et 2-5°, 6°, 8° et 9°.

(1) Voir Annexe III, art. 282.

(2) Voir Annexe III, art. 283.

(3) Voir Annexe III, art. 284.

(4) Voir également livre des procédures fiscales, art. L. 23.