1. Pour l'application de l'article 2457 du code civil, le certificat établi à partir du registre des dépôts tenu conformément au deuxième alinéa de l'article 2454 du même code fait apparaître pour chacun des documents acceptés :

- la date et le numéro de dépôt ;

- la qualification juridique de l'acte ;

- le nom de l'officier public ou ministériel rédacteur ou l'indication de l'autorité administrative ou judiciaire ;

- la date de l'acte.

2. Seules figurent dans le certificat délivré les formalités pour lesquelles il existe une complète concordance entre la désignation des immeubles telle qu'elle figure dans la demande de renseignements et celle contenue dans les documents déposés en instance d'enregistrement au fichier immobilier.

3. Un arrêté du secrétaire d'Etat au budget fixe la liste des services chargés de la publicité foncière dont le registre des dépôts est informatisé.

Toute réquisition de copie, extrait ou certificat, déposée en application de l'article 2449 du code civil doit comporter l'identification des personnes du chef desquelles les renseignements sont requis, savoir :

pour les personnes physiques, les nom et prénoms dans l'ordre de l'état civil, et les date et lieu de naissance ;

pour les personnes morales, leur dénomination, ainsi que les autres éléments d'identification prévus au 1 de l'article 6.

La réquisition se rapportant à un immeuble déterminé doit comporter la désignation individuelle dudit immeuble, telle qu'elle est définie par décret. Toutefois, les services chargés de la publicité foncière sont fondés à accepter les réquisitions dans lesquelles certains des éléments de cette désignation feraient défaut ; dans ce cas, ils ne sont pas responsables des erreurs résultant de l'insuffisance de la désignation.

Les services chargés de la publicité foncière sont tenus de délivrer les copies, extraits ou certificats du chef seulement des personnes physiques ou morales expressément dénommées dans la réquisition et, quand une réquisition se rapporte à un immeuble déterminé, seulement sur cet immeuble. Toute erreur dans l'orthographe des noms et prénoms ou l'énonciation des prénoms dans l'ordre de l'état civil et des dates et lieu de naissance des personnes physiques, dans la désignation des personnes morales, ou dans la désignation des immeubles, dégage la responsabilité de l'Etat à raison des renseignements inexacts qu'ils peuvent être amenés à fournir au vu des documents publiés. Il en serait de même en cas de non-concordance entre les indications de ces documents et celles de la réquisition, bien que ces dernières fussent exactes.

Dans les services chargés de la publicité foncière dont le fichier est informatisé, seul un état complémentaire est délivré lorsqu'une réquisition déposée à l'appui d'un document soumis à publicité a été précédée dans un délai fixé par décret d'une demande émanant du même requérant et portant sur les mêmes immeubles.

Les documents déposés dans les services chargés de la publicité foncière depuis plus de cinquante ans ainsi que ceux produits pour leur exploitation sont versés aux services départementaux d'archives suivant les modalités déterminées par un arrêté des ministres chargés de la culture et du budget. Cette disposition ne s'applique pas aux inscriptions subsistantes.

Les documents postérieurs au 31 décembre 1955, qui sont conservés sur des supports de substitution ou sous forme dématérialisée, sont versés sous ces formes aux services départementaux d'archives.