La société de gestion de portefeuille élabore un document intitulé "politique de vote", mis à jour en tant que de besoin, qui présente les conditions dans lesquelles elle entend exercer les droits de vote attachés aux titres détenus par les OPCVM dont elle assure la gestion.

Ce document décrit notamment :

1° l'organisation de la société de gestion de portefeuille lui permettant d'exercer ces droits de vote. Il précise les organes de la société de gestion de portefeuille chargés d'instruire et d'analyser les résolutions soumises et les organes chargés de décider des votes qui seront émis ;

2° les principes auxquels la société de gestion de portefeuille entend se référer pour déterminer les cas dans lesquels elle exerce les droits de vote. Ces principes peuvent porter notamment sur les seuils de détention des titres que la société de gestion de portefeuille s'est fixée pour participer aux votes des résolutions soumises aux assemblées générales. Dans ce cas, la société de gestion de portefeuille motive le choix de ce seuil. Ces principes peuvent également porter sur la nationalité des sociétés émettrices dans lesquelles les OPCVM gérés par la société de gestion de portefeuille détiennent des titres, la nature de la gestion des OPCVM et le recours à la cession temporaire de titres par la société de gestion de portefeuille ;

3° les principes auxquels la société de gestion de portefeuille entend se référer à l'occasion de l'exercice des droits de vote ; le document de la société de gestion de portefeuille présente la politique de vote de celle-ci par rubrique correspondant aux différents types de résolutions soumises aux assemblées générales. Les rubriques portent notamment sur :

a) les décisions entraînant une modification des statuts ;

b) l'approbation des comptes et l'affectation du résultat ;

c) la nomination et la révocation des organes sociaux ;

d) les conventions dites réglementées ;

e) les programmes d'émission et de rachat de titres de capital ;

f) la désignation des commissaires aux comptes ;

Tout autre type de résolution spécifique que la société de gestion de portefeuille souhaite identifier ;

4° la description des procédures destinées à déceler, prévenir et gérer les situations de conflits d'intérêts susceptibles d'affecter le libre exercice, par la société de gestion de portefeuille, des droits de vote ;

5° l'indication du mode courant d'exercice des droits de vote tel que la participation effective aux assemblées, le recours aux procurations sans indication du mandataire ou le recours aux votes par correspondance.

Ce document est tenu à la disposition de l'AMF. Il peut être consulté sur le site de la société de gestion de portefeuille ou au siège de celle-ci selon les modalités précisées dans le prospectus. Il est mis gratuitement à la disposition des porteurs de parts ou actionnaires de l’OPCVM qui le demandent.

Dans un rapport établi dans les quatre mois de la clôture de son exercice, annexé le cas échéant au rapport de gestion du conseil d'administration ou du directoire, la société de gestion de portefeuille rend compte des conditions dans lesquelles elle a exercé les droits de vote.

Ce rapport précise notamment :

1° le nombre de sociétés dans lesquelles la société de gestion de portefeuille a exercé ses droits de vote par rapport au nombre total de sociétés dans lesquelles elle disposait de droits de vote ;

2° les cas dans lesquels la société de gestion de portefeuille a estimé ne pas pouvoir respecter les principes fixés dans son document "politique de vote" ;

3° les situations de conflits d'intérêts que la société de gestion de portefeuille a été conduite à traiter lors de l'exercice des droits de vote attachés aux titres détenus par les OPCVM qu'elle gère.

Le rapport est tenu à la disposition de l'AMF. Il doit pouvoir être consulté sur le site de la société de gestion de portefeuille ou au siège de celle-ci selon les modalités précisées sur le prospectus.

Lorsque, en conformité avec sa politique de vote élaborée en application de l'article 321-132, la société de gestion de portefeuille n'a exercé aucun droit de vote pendant l'exercice social, elle n'établit pas le rapport mentionné au présent article, mais s'assure que sa politique de vote est accessible aux porteurs de parts et actionnaires sur son site.

La société de gestion de portefeuille communique à l'AMF, à la demande de celle-ci, les abstentions ou les votes exprimés sur chaque résolution ainsi que les raisons de ces votes ou abstentions.

La société de gestion de portefeuille tient à disposition de tout porteur de parts ou actionnaire d’un OPCVM qui en fait la demande l'information relative à l'exercice, par la société de gestion de portefeuille, des droits de vote sur chaque résolution présentée à l'assemblée générale d'un émetteur dès lors que la quotité des titres détenus par les OPCVM dont la société de gestion de portefeuille assure la gestion atteint le seuil de détention fixé dans le document "politique de vote" mentionné à l'article 321-132.

Ces informations doivent pouvoir être consultées au siège social de la société de gestion de portefeuille et sur son site.