Dans le respect des dispositions des articles 21, 23, 24, 25 et 27 du règlement délégué (UE) 2017/565 de la Commission du 25 avril 2016, le teneur de compte-conservateur :

1° utilise en permanence des moyens, notamment matériels, financiers et humains adaptés et suffisants.

2° établit et maintient opérationnelles des procédures adaptées de prise de décision et une structure organisationnelle précisant sous une forme claire et documentée les lignes hiérarchiques et la répartition des fonctions et responsabilités.

3° s’assure que les personnes concernées sont bien informées des procédures qui doivent être suivies en vue de l'exercice approprié de leurs responsabilités.

4° établit et maintient opérationnels des mécanismes de contrôle interne appropriés, conçus pour garantir le respect des décisions et procédures à tous les niveaux du teneur de compte-conservateur.

5° emploie un personnel disposant des qualifications, des connaissances et de l'expertise requises pour exercer les responsabilités qui lui sont confiées.

6° établit et maintient opérationnel un système efficace de remontées hiérarchiques et de communication des informations à tous les niveaux pertinents.

7° enregistre de manière adéquate et ordonnée le détail de ses activités et de son organisation interne.

8° s’assure que le fait de confier des fonctions multiples aux personnes concernées ne les empêche pas ou n'est pas susceptible de les empêcher de s'acquitter de manière adéquate, honnête et professionnelle de l'une quelconque de ces fonctions.

Le teneur de compte-conservateur établit et maintient opérationnels des systèmes et procédures permettant de sauvegarder la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des informations de manière appropriée eu égard à la nature des informations concernées.

Le teneur de compte-conservateur établit et maintient opérationnels des plans de continuité de l'activité afin de garantir, en cas d'interruption de ses systèmes et procédures, la sauvegarde de ses données et fonctions essentielles et la poursuite de ses activités de tenue de compte-conservation ou, en cas d'impossibilité, afin de permettre la récupération en temps utile de ces données et fonctions et la reprise en temps utile de ses activités.

Le teneur de compte-conservateur décrit son organisation comptable dans un document approprié.

Il tient sa comptabilité titres selon les règles de la comptabilité en partie double.

La nomenclature des comptes et leurs règles de fonctionnement sont fixées par une instruction de l'AMF. Cette nomenclature a notamment pour effet, à des fins de contrôle, de classer dans des catégories distinctes les titres financiers des placements collectifs, ceux des autres clients et ceux appartenant au teneur de compte-conservateur.

Le teneur de compte-conservateur procède à un enregistrement comptable des opérations dès qu'il en a connaissance.

Lorsque des opérations restent à confirmer entre le teneur de compte-conservateur et ses contreparties, les engagements correspondants font l'objet soit d'écritures comptables d'engagement, soit d'enregistrements extracomptables.

Le teneur de compte-conservateur enregistre, dans les meilleurs délais, toute information nécessaire à la gestion du dénouement des opérations.

Toute écriture est justifiée :

1° Soit par un document écrit ;

2° Soit par des données informatisées et non altérables.

S'agissant des titulaires de comptes de titres financiers nominatifs administrés, le teneur de compte-conservateur procède, selon une périodicité raisonnable, au rapprochement de sa comptabilité avec celle tenue par la personne morale émettrice. Le cas échéant, il justifie tout écart.

Le teneur de compte-conservateur établit une situation quotidienne des références nominatives non transmises au dépositaire central concerné dans les délais impartis et dont la transmission reste à faire.

Le teneur de compte-conservateur organise ses procédures de traitement de manière à garantir la saisie complète, la fiabilité et la conservation des données de base, notamment celles relatives aux titulaires de comptes, aux titres financiers conservés, aux prestataires contreparties et aux événements intervenant sur les titres financiers.

Le teneur de compte-conservateur organise son système de traitement afin qu'il soit en mesure de produire les documents suivants, pour chacun des titres financiers conservés :

1° L'historique des mouvements sur titres financiers ;

2° L'historique des comptes de titres financiers ouverts en toutes classes du plan comptable.

Le teneur de compte-conservateur traite et conserve les données relatives aux clients et aux opérations qu'ils effectuent dans le respect du secret professionnel mentionné à l'article 314-1.

Le teneur de compte-conservateur établit une piste d'audit entre les écritures titres et espèces correspondant à une même opération à l'aide soit de références communes, soit de règles de gestion.

Le teneur de compte-conservateur conçoit le système de comptabilité des titres financiers de telle sorte qu'il soit en mesure de justifier, d'une part, les soldes de chaque titre financier à partir des soldes de chacun des titulaires et des soldes des opérations en transit, d'autre part, la reconstitution de chaque solde à partir des opérations détaillées qui en sont à l'origine.

Il effectue ces justifications selon une périodicité raisonnable.

Le teneur de compte-conservateur met en œuvre des procédures permanentes de contrôle de l'exactitude des procédures de traitement.

Pour chaque titre financier, il vérifie quotidiennement :

1° L'égalité entre le total des écritures passées au crédit des comptes et le total des écritures passées à leur débit ;

2° L'équilibre entre les comptes présentant des soldes créditeurs et les comptes présentant des soldes débiteurs.

Il organise également le système de comptabilité des titres financiers, de telle sorte qu'il permette, par la mise en place de procédures appropriées, le contrôle des données.

Le teneur de compte-conservateur met en œuvre des procédures permanentes de vérification de la sincérité des comptes d'avoirs disponibles, à l'aide des justificatifs des avoirs correspondants fournis par le dépositaire central, les teneurs de compte-conservateurs auprès desquels sont conservés les titres financiers et les personnes morales émettrices faisant offre au public. Le teneur de compte-conservateur justifie toute différence.

Le teneur de compte-conservateur enregistre les dates normales attendues de réception ou de livraison des titres financiers. Cet enregistrement tient compte des spécificités des opérations transfrontalières.

Le teneur de compte-conservateur organise ses procédures en matière de suivi des suspens de la façon suivante :

- la situation des suspens en titres financiers et en espèces, pour tous les titres financiers concernés, est fournie quotidiennement au service ayant la charge opérationnelle des opérations de livraison et de règlement des contreparties ;

- les suspens mentionnés au deuxième alinéa s'entendent :

1° Des opérations non appariées dans les délais prévus ;

2° Des livraisons et règlements en attente, relatifs à des opérations appariées avec les contreparties, et dont les dates de dénouement prévues sont dépassées ;

- les suspens sont suivis par contrepartie et par date de livraison prévue à l'origine ;

- en outre, l'accord des contreparties sur les suspens identifiés, tant en titres financiers qu'en espèces, est régulièrement sollicité.

Sans préjudice des dispositions de l’article 31 du règlement délégué (UE) 2017/565 de la Commission du 25 avril 2016, le teneur de compte-conservateur peut recourir à un tiers pour :

1° Conserver les avoirs correspondant aux titres financiers qu'il inscrit au compte de titulaires dans les conditions précisées au 2° de l'article 322-3 ;

2° Inscrire en compte-titres, en qualité de mandataire du teneur de compte-conservateur, les titres financiers au nom de leur titulaire.

Le teneur de compte-conservateur peut recourir à un tiers pour effectuer pour son compte d'autres tâches ou fonctions opérationnelles essentielles au sens du paragraphe 1 de l’article 30 du règlement délégué (UE) 2017/565 de la Commission du 25 avril 2016.

Lorsqu'en application du 2° du I de l'article 322-33, le teneur de compte-conservateur recourt à un tiers qui, en qualité de mandataire, inscrit en compte-titres les titres financiers au nom de leur titulaire, ce tiers est un autre teneur de compte-conservateur ou une entité étrangère ayant un statut équivalent.

Quand il recourt à un tiers, en application de l’article 322-33, et hormis les cas où il conserve les avoirs correspondant aux titres de ses clients dans un ou plusieurs comptes ouverts auprès d’un dépositaire central ou d’un émetteur, le teneur de compte-conservateur applique les dispositions des articles 312-8 à 312-10 et 321-93 à 321-96.

La responsabilité du teneur de compte-conservateur vis-à-vis du titulaire du compte-titres n’est pas affectée par le fait qu’il recoure à un tiers mentionné à l’article 322-33.

Toutefois, lorsqu’un teneur de compte-conservateur conserve pour le compte d’un client professionnel des titres financiers émis sur le fondement d’un droit étranger, il peut convenir d’une clause totalement ou partiellement exonératoire de sa responsabilité avec ce client professionnel.

Un contrat est établi entre le teneur de compte-conservateur et le tiers mentionné à l'article 322-33, qui précise notamment :

1° Les tâches confiées à ce tiers ;

2° Les responsabilités du teneur de compte-conservateur et du tiers ;

3° Les obligations d'information du tiers à l'égard du teneur de compte-conservateur ;

4° Les modalités du contrôle mis en œuvre par le teneur de compte-conservateur sur les opérations effectuées par le tiers ;

5° En tant que de besoin, la nécessité du respect des usages locaux.

Quand, en application du 2° du I de l'article 322-33, un tiers est désigné par le teneur de compte-conservateur pour inscrire en compte-titres les titres financiers au nom de leurs titulaires, le tiers s'assure que son mandant applique les procédures établies en application de l'article 322-9. Si, en particulier, il constate que ces procédures n'ont pas été mises en œuvre dans le cas d'un client vendeur de titres, il ne procède pas à la livraison desdits titres.

Toutefois, dans le cas où, pour des raisons techniques tenant aux conditions de fonctionnement du système de règlement-livraison, il n'est pas en mesure d'empêcher la livraison de ces titres, il s'assure qu'aucun instrument financier appartenant à des clients ne sera utilisé à cette fin sans leur accord exprès prévu au 4° de l'article 322-7.

Lorsque le teneur de compte-conservateur est conduit à réaliser, sur instruction d'un titulaire, un transfert de portefeuille de titres financiers auprès d'un autre teneur de compte-conservateur, dans les conditions mentionnées au 5° de l'article 322-7, il fournit dans les meilleurs délais au nouveau teneur de compte-conservateur toutes les informations qui lui sont nécessaires, notamment celles relatives à l'identification précise des titulaires concernés ainsi que les éléments chiffrés permettant l'établissement des déclarations fiscales.

Les teneurs de compte-conservateurs s'assurent du respect des dispositions qui leur sont applicables ainsi que du respect par les personnes placées sous leur autorité ou agissant pour leur compte des dispositions applicables aux teneurs de compte-conservateurs eux-mêmes et à ces personnes.

Ils désignent à cette fin un responsable du contrôle, qui, chez les teneurs de compte-conservateurs prestataires de services d'investissement, est un responsable de la conformité pour les services d'investissement.

Le responsable du contrôle dispose de l'autorité, des ressources et de l'expertise nécessaires et d'un accès à toutes les informations pertinentes. Il n'est pas impliqué dans l'exécution des opérations qu'il contrôle.

Il s'assure de la qualité des procédures spécifiques à l'activité de tenue de compte-conservation et de la fiabilité des outils de contrôle et de pilotage.

Il dispose d'une documentation régulièrement mise à jour décrivant l'organisation des services, les procédures opérationnelles et l'ensemble des risques courus du fait de l'activité de tenue de compte-conservation.

Il peut consulter les principaux tableaux de bord et il est destinataire des fiches d'anomalies et des réclamations formulées par les clients ou par les partenaires professionnels, relatives notamment aux dysfonctionnements et aux éventuels manquements à la déontologie du métier.

Le responsable du contrôle organise le contrôle de l'activité de tenue de compte-conservation en distinguant :

1° Les dispositifs qui assurent au quotidien le contrôle des opérations ;

2° Les dispositifs qui, par des contrôles récurrents ou inopinés ainsi que par des audits détaillés des procédures opérationnelles, assurent la cohérence et l'efficacité du contrôle des opérations.

Le responsable du contrôle est associé à la validation de tout nouveau schéma comptable et contrôle la mise à jour du plan de comptes.

Le responsable du contrôle s'assure de l'existence du suivi permanent des risques à l'égard des contreparties, qu'il s'agisse des risques de crédit, des risques opérationnels ou des risques liés au dénouement des opérations.

Le responsable du contrôle définit les règles de surveillance des postes jugés sensibles au regard de la continuité et de l'intégrité des traitements ou de la confidentialité des opérations.

Le responsable du contrôle s'assure de l'existence et de l'application de procédures garantissant la prise en compte conforme des instructions des clients et des opérations diverses sur instruments financiers, tant en ce qui concerne les délais d'exécution que les modalités de mise à jour des comptes d'instruments financiers et espèces.

Le responsable du contrôle s'assure de l'efficacité des procédures de gestion prévisionnelle des flux d'instruments financiers et d'espèces destinées à prévenir les suspens mentionnés à l'article 322-32 et les infractions aux prescriptions du 4° de l'article 322-7.

Au cas où néanmoins des suspens se produiraient, le responsable du contrôle en vérifie les conditions et les délais d'apurement.