Le rattachement hiérarchique des services chargés d'assurer la fonction de tenue de compte-conservation figure sur l'organigramme général de la personne morale émettant des titres financiers par la voie d'offres au public autres que celles mentionnées au 1° ou au 2° de l'article L. 411-2 du code monétaire et financier ou à l'article L. 411-2-1 du même code et inscrivant les titres financiers émis dans des comptes de nominatif pur.

Un compte-titres au nominatif pur ne doit pas être débiteur en date de règlement-livraison de tout titre financier cédé.

La personne morale émettrice organise les procédures de traitement de manière à garantir l'enregistrement des bordereaux de références nominatives dans l'ordre chronologique, la saisie complète, la fiabilité et la conservation des données de base, notamment celles relatives aux titulaires de comptes, aux titres financiers conservés, aux intermédiaires et aux événements intervenant sur les valeurs.

Pour les titres financiers non admis aux opérations d'un dépositaire central mais ayant été émis par la voie d'offres au public autres que celles mentionnées au 1° ou au 2° de l'article L. 411-2 du code monétaire et financier ou à l'article L. 411-2-1 du même code, la personne morale émettrice conserve dans l'ordre chronologique les pièces justificatives résultant des normes professionnelles en vigueur, des modifications apportées aux comptes des titulaires.

La personne morale émettrice traite et conserve les données relatives aux détenteurs de titres financiers nominatifs purs et aux opérations qu'ils effectuent dans le respect du secret professionnel, conformément à la réglementation en vigueur.

La personne morale émettrice conçoit le système de comptabilité des titres financiers de telle sorte qu'il permette de justifier, d'une part, les soldes de chaque titre financier à partir des soldes de chacun des détenteurs de titres financiers nominatifs purs et des soldes des opérations en transit et, d'autre part, la reconstitution de chaque solde à partir des opérations détaillées qui en sont à l'origine.

Ces justifications sont effectuées selon une périodicité raisonnable.

La personne morale émettrice organise ses procédures de telle sorte que la situation des suspens en titres financiers soit fournie mensuellement au responsable du contrôle mentionné à l'article 322-72.

Les suspens s'entendent des opérations rejetées par la personne morale émettrice et non régularisées par les intermédiaires. Ces opérations sont :

1° Les négociations sur un titre financier essentiellement nominatif ;

2° Les opérations élémentaires ;

3° Les mutations, cessions, rectifications d'intitulés de comptes ;

4° Les opérations diverses sur titres financiers ;

5° Les transferts de portefeuilles.

La situation des suspens est classée par intermédiaire et chaque ligne y est renseignée de la référence comptable de l'opération.

Tout suspens est régularisé dans les meilleurs délais.

En tant que de besoin, une procédure de rapprochement bilatéral entre la personne morale émettrice et les intermédiaires est mise en œuvre en vue de la résolution des suspens.

Pour toute comptabilisation dans ses livres ou toute inscription dans le dispositif d'enregistrement électronique partagé au nom d'un nouveau détenteur de titres financiers nominatifs purs, la personne morale émettrice :

1° Vérifie l'identité dudit détenteur ;

2° S'assure qu'il a la capacité juridique et la qualité requises pour ouvrir le compte ou pour que l'inscription soit réalisée pour son compte dans le dispositif d'enregistrement électronique partagé ;

3° Vérifie, s'agissant d'un détenteur de titres financiers nominatifs purs personne morale, que le représentant de cette personne morale a capacité à agir, soit en vertu de sa qualité de représentant légal, soit au titre d'une délégation ou d'un mandat dont il bénéficie ; à cet effet, la personne morale émettrice demande la production de tout document lui permettant de vérifier l'habilitation ou la désignation du représentant ;

4° Etablit une convention d'ouverture de compte ou une convention d'inscription des titres financiers dans un dispositif d'enregistrement électronique partagé avec le détenteur de titres financiers nominatifs purs. L'établissement de la convention peut intervenir postérieurement à la première comptabilisation, dans un délai raisonnable.

La convention d'ouverture de compte ou la convention d'inscription des titres financiers dans un dispositif d'enregistrement électronique partagé contient :

1° L'identité du détenteur de titres financiers nominatifs purs ;

2° Lorsqu'il s'agit d'une personne morale, les modalités d'information de la personne morale émettrice sur le nom de la ou des personnes habilitées à agir au nom de ladite personne morale ; lorsqu'il s'agit d'une personne physique, sa qualité de résident français, de résident d'un autre Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen ou de résident d'un pays tiers et l'identité, le cas échéant, de la ou des personnes habilitées à agir au nom de ladite personne physique ;

3° Les informations relatives à la situation fiscale du détenteur de titres financiers, qui sont nécessaires à la personne morale émettrice pour s'acquitter de ses obligations professionnelles.

4° Si un service de réception-transmission d'ordres est fourni au détenteur de titres financiers nominatifs purs, les caractéristiques de l'ordre susceptible d'être adressé à la personne morale émettrice, le mode de réception et transmission de l'ordre, les modalités d'information du détenteur quand la transmission de l'ordre n'a pu être menée à bien, le contenu et les modalités de l'information du détenteur après l'exécution de l'ordre ;

5° Les modalités d'information relatives aux mouvements enregistrés au compte du détenteur ou relatives aux inscriptions dans un dispositif d'enregistrement électronique partagé.

Lors de la réception d'un ordre sur titre financier adressé par un détenteur de titres financiers nominatifs purs, la personne morale émettrice vérifie, avant transmission de cet ordre pour exécution, que les conditions nécessaires à ladite exécution sont effectivement remplies. Elle s'assure en particulier de l'existence :

1° D'une provision en espèces suffisante, ou à défaut d'une couverture adaptée, pour un achat de titres ;

2° D'une provision en titres suffisante en cas de vente, au moins en date de règlement-livraison.

Lorsque la personne morale émettrice est conduite à réaliser, sur instruction d'un détenteur de titres financiers nominatifs purs, un transfert de portefeuille de titres financiers auprès d'un intermédiaire teneur de compte-conservateur, dans les conditions mentionnées au 5° de l'article 322-7, elle fournit dans les meilleurs délais au nouveau teneur de compte-conservateur toutes les informations qui lui sont nécessaires, notamment celles relatives à l'identification précise des détenteurs concernés et celles qui sont exigées pour l'établissement des déclarations fiscales, en particulier les informations sur le prix de revient fiscal.

Lorsqu'une personne morale émettrice a recours à un mandataire et qu'elle décide d'en changer, elle veille à ce que le nouveau mandataire s'assure auprès de celui qu'il remplace de la transmission effective des archives concernant la personne morale émettrice.

La personne morale émettrice établit et maintient opérationnelle une procédure efficace et transparente en vue du traitement raisonnable et rapide des réclamations que lui adressent les détenteurs de titres financiers nominatifs.

Ces détenteurs peuvent adresser des réclamations gratuitement à la personne morale émettrice.

La personne morale émettrice répond à la réclamation du détenteur de titres financiers nominatifs dans un délai maximum de deux mois à compter de la date d'envoi de cette réclamation, sauf circonstances particulières dûment justifiées.

Elle met en place un dispositif permettant un traitement égal et harmonisé des réclamations des détenteurs de titres financiers nominatifs.

Elle enregistre chaque réclamation et les mesures prises en vue de son traitement. Elle met en place un suivi des réclamations lui permettant, notamment, d'identifier les dysfonctionnements et de mettre en œuvre les actions correctives appropriées.

Les informations sur la procédure de traitement des réclamations sont mises gratuitement à la disposition des détenteurs de titres financiers nominatifs.

La procédure mise en place est proportionnée au nombre de détenteurs de titres financiers nominatifs, à la taille et à la structure de la personne morale émettrice.

La personne morale émettrice charge un collaborateur, nommément désigné, de s'assurer du respect des règles applicables à l'exercice de la tenue de compte-conservation et, le cas échéant, du service de réception-transmission d'ordres. Ce responsable du contrôle remplit les fonctions prévues aux articles 322-39 à 322-45.

Le responsable du contrôle dispose de l'autonomie de décision appropriée, ainsi que des moyens humains et techniques nécessaires à l'accomplissement de sa mission et adaptés à la nature et au volume des activités exercées.

Il élabore chaque année un rapport comportant la description de l'organisation du contrôle, le recensement des tâches accomplies dans l'exercice de sa mission, les observations qu'il aura été conduit à formuler et les mesures adoptées en suite de ses remarques. Ce rapport est transmis à la direction de la fonction tenue de compte-conservation de la personne morale émettrice et à l'organe exécutif de ladite personne.