Les fiches sont annotées de façon nette et lisible, à l'encre noire indélébile ; par exception, la date extrême d'effet des inscriptions d'hypothèque est indiquée à l'encre rouge indélébile.

Les annotations sont rédigées en une forme claire et brève.

L'usage de cachets ou composteurs est autorisé, ainsi que l'emploi des abréviations courantes.

Les traits doivent être tirés à la règle.

Les surcharges et grattages sont interdits.

Au tableau III des fiches personnelles de propriétaires et des fiches d'immeuble, une ligne est laissée en blanc entre chaque formalité.

Les annotations entachées d'erreurs imputables aux agents des services de la publicité foncière sont annulées par rature à l'encre noire dès la découverte des erreurs et rétablies à la suite. L'annulation est émargée de la date de la rectification et de la signature ou du paraphe de l'agent du service de la publicité foncière dûment habilité à procéder à la régularisation des annotations erronées.

1. Toute annotation, dans l'en-tête ou l'un des tableaux d'une fiche, qui perd son caractère d'actualité par suite de la publication postérieure d'un autre document ou par l'effet de la loi est soulignée par un trait à l'encre rouge ; le cas échéant, le motif est précisé dans la colonne "Observations".

2. Les immeubles inscrits aux tableaux I et II des fiches personnelles sont soulignés à l'encre rouge, lorsqu'à la suite d'une mutation ils sont portés sur la fiche personnelle du nouveau propriétaire ; de même, sont soulignées à l'encre rouge les formalités annotées au tableau III des fiches personnelles de propriétaire ou des fiches d'immeuble qui ne présentent plus aucun intérêt pour apprécier la situation juridique actuelle d'un immeuble (inscriptions hypothécaires ou saisies radiées ou périmées, baux résiliés, etc.).

Le transfert d'un immeuble rural, au sens de l'article 2 du tableau II de la fiche personnelle de l'ancien propriétaire au tableau II de la fiche personnelle du nouveau propriétaire, s'accompagne du report sur cette dernière fiche des annotations, quelle que soit leur date, figurant aux cadres A et B du tableau III, relatives aux servitudes et de toutes les autres annotations remontant à moins de cinquante ans portées au cadre B dudit tableau III, relatives aux charges et restrictions, continuant à grever l'immeuble transféré ; de même, sont reportées les hypothèques non périmées. Toutes les annotations reportées sont soulignées à l'encre rouge sur la fiche personnelle de l'ancien propriétaire.

Lorsqu'une inscription d'hypothèque grève plusieurs immeubles et que certains d'entre eux, seulement, sont transférés sur une autre fiche personnelle, il est indiqué, dans la colonne "Observations", en regard de l'inscription, tant sur la fiche personnelle de l'ancien propriétaire que sur celle du nouveau propriétaire, la mention "Affecté avec d'autres immeubles".

Les dispositions de l'article précédent sont applicables aux seuls droits, charges, restrictions ou hypothèques ayant fait l'objet d'une publication à partir du 1er janvier 1956.

Les extinctions ou extensions de droits, prévues à l'article 6-1 de la loi n° 65-557 modifiée du 10 juillet 1965, sont publiées au fichier immobilier du seul fait de l'annotation des formalités qui les entraînent.

Toutefois, en cas d'acquisition de parties communes entraînant changement de l'emprise de la copropriété, l'extension de droits prévue à l'alinéa 2 de l'article 6-1 susvisé est publiée sur le dépôt de deux expéditions de l'acte modificatif ou de l'acte distinct qui contient la déclaration, par le syndic ou un créancier inscrit, que, le bien acquis étant libre de tous droits à la date de la mutation ou ayant été, par suite des formalités ou des événements relatés, libéré des droits dont il était l'objet, cette extension est réalisée.

En cas d'inexactitude de la déclaration en ce qui concerne l'inexistence de droits, la formalité est rejetée.