1. Il est établi, pour chaque propriétaire, une fiche personnelle par commune dans laquelle ce propriétaire possède des immeubles.

En cas d'indivision, une fiche personnelle est établie au nom de chacun des copropriétaires indivis.

Lorsqu'un immeuble est grevé d'un droit d'usufruit, d'emphytéose, d'usage, d'habitation, de superficie, ou fait l'objet d'un bail de plus de douze ans, des fiches personnelles sont établies, d'une part, au nom du nu-propriétaire ou du propriétaire, d'autre part, au nom de l'usufruitier, de l'emphytéote, de l'usager, du titulaire du droit d'habitation ou de superficie du preneur. Une fiche personnelle n'est établie au nom du titulaire d'un droit sur un immeuble que si ce droit est actuel ou soumis à la réalisation d'une condition suspensive expressément stipulée dans un titre publié.

En cas d'usufruits successifs, seule est établie la fiche personnelle du premier usufruitier.

Il n'est pas établi de fiche personnelle au nom des propriétaires d'une fraction d'immeuble lorsque leur identité n'est pas certifiée et que le document à publier est établi à la requête du représentant de la collectivité des copropriétaires.

2. Il est créé une fiche personnelle lors de la première formalité de publicité opérée à partir du 1er janvier 1956, en exécution des articles 28, 35 à 37 et 39 du décret du 4 janvier 1955 ; une fiche est également créée si la première formalité est une inscription d'hypothèque ou une inscription prise en renouvellement.

Par exception, il n'est pas créé de fiche personnelle au nom des associations syndicales constituées en vertu des articles 23 à 26 de la loi modifiée des 11 octobre 1940 - 12 juillet 1941, pour annoter le transfert des immeubles dont les associations deviennent propriétaires de plein droit. Ceux-ci restent répertoriés sur les fiches personnelles des anciens propriétaires, qui sont annotés, au cadre A du tableau III, dans la colonne "Observations", d'une mention de référence à la date et au numéro de classement dans les archives de la liste prévue à l'article 43 de l'arrêté du 11 octobre 1946 ; il s'agit d'un immeuble urbain, l'annotation est faite au cadre A du tableau III de la fiche d'immeuble visée à l'article 10. Cette mention est radiée après l'annotation du transfert de propriété, en exécution de l'article 45 de l'arrêté précité, sur les fiches personnelles des membres des associations syndicales et, le cas échéant, sur les fiches d'immeuble.

Le service de la publicité foncière mentionne :

- Au tableau I, la liste des immeubles urbains, au sens de l'article 2 du présent décret, quelle que soit leur nature (terrains nus, bâtiments, appartements, etc), chaque immeuble étant désigné par la section et le numéro du plan cadastral, le nom de la rue et le numéro, ou à défaut, le lieudit ; les formalités concernant les immeubles urbains sont répertoriées au tableau III des fiches d'immeuble prévues à l'article 10 ci-après ;

- au tableau II, le détail des immeubles ruraux, au sens du même texte, chaque îlot de propriété ou parcelle-suivant le mode de numérotage du plan cadastral-étant désigné par la section et le numéro du plan cadastral et recevant un numéro d'ordre ;

- au tableau III, les formalités répertoriées concernant les immeubles ruraux avec, notamment, pour chacune d'elles, l'indication :

- de sa date et du numéro de classement dans les archives ;

- de la date des actes, décisions judiciaires ou documents, de la nature des conventions, clauses ou inscriptions publiées ;

- de l'officier public ou ministériel ou de l'autorité judiciaire ou administrative ;

- du montant en principal du prix, de l'évaluation ou de la soulte ;

- du montant de la créance et de l'ensemble des accessoires garantis, et, le cas échéant, du taux d'intérêt et de l'existence d'une clause de réévaluation ;

- de la date extrême d'exigibilité de la créance ;

- du domicile élu par le créancier ;

- de la date extrême d'effet de l'inscription.

Ne donnent lieu à aucune annotation les mentions portées, par application de l'article 2430 du Code civil, en marge des inscriptions prises avant le 1er janvier 1956, ainsi que les mentions portées en marge des copies de commandement valant saisie publiée avant la même date.

Dans le cadre B du tableau III, sont répertoriés les bordereaux, actes ou décisions relatifs à des hypothèques (inscriptions, renouvellement, mentions), saisies, restrictions au droit de disposer, clauses résolutoires, demandes en justice, baux, servitudes passives, droits de superficie, d'usage, d'habitation, antichrèses et, d'une manière générale, tous droits grevant les immeubles.

Dans le cadre A, sont répertoriés tous les autres actes ou décisions judiciaires.

2. Les annotations concernant les immeubles ruraux énoncés, dans les documents déposés, comme acquis par les deux époux, sont portées aux tableaux II et III de la fiche personnelle du mari, la fiche personnelle de la femme étant annotée d'un simple renvoi à celle du mari.

Les mêmes immeubles énoncés, dans les documents déposés, comme acquis par un seul des époux sont mentionnés exclusivement sur la fiche de l'époux intéressé.

Sous réserve de l'application éventuelle de l'article 34-3, les formalités ultérieures portant sur lesdits immeubles et concernant les deux époux ou l'un d'eux sont annotés sur les fiches personnelles où figurent, en vertu des deux alinéas précédents, les annotations relatives à l'acquisition.

S'il s'agit d'immeubles urbains, les annotations des acquisitions et des aliénations sont faites, tant sur les fiches personnelles (tableau I) des époux intéressés, selon les distinctions prévues en ce qui concerne les immeubles ruraux, que sur les fiches d'immeubles visées à l'article 10, ces dernières recevant également les annotations relatives aux autres formalités.

3. Les fiches personnelles créées, à l'occasion de la publication d'une attestation notariée après décès constatant la dévolution de biens indivis, au nom des différents successibles ou légataires, ou existant déjà à leur nom, comportent de simples renvois à la fiche du de cujus jusqu'à la publication d'un acte faisant cesser l'indivision. La fiche personnelle du de cujus est annotée des noms de tous les indivisaires et de la part revenant à chacun d'eux, lorsqu'elle est indiquée dans l'attestation.

4. Lorsqu'une formalité est requise du chef du bénéficiaire d'un droit éventuel, aux termes d'un document faisant expressément état dudit droit, l'annotation de la formalité est faite exclusivement sur la fiche du titulaire du droit actuel ou conditionnel, par application du quatrième alinéa du 1 de l'article 4 du présent décret.

Lorsqu'il est établi plusieurs fiches personnelles au nom d'une même personne, ces fiches sont numérotées et portent une mention de référence entre elles ; elles sont classées ensemble, dans l'ordre chronologique de leur création, pour permettre de déterminer immédiatement la situation patrimoniale de chaque personne.

Dans le ressort de chaque service de la publicité foncière, les fiches personnelles préalablement groupées par personne, dans l'ordre croissant de leur numéro de création, font l'objet, pour les personnes physiques, d'un classement alphabétique, par noms de famille, dans les conditions fixées par arrêté du directeur général des finances publiques.

Les fiches établies au nom des personnes morales font l'objet d'un classement à part, selon les modalités fixées par le même arrêté.

Il est procédé périodiquement à l'apurement du fichier. A cet effet, les fiches personnelles sur lesquelles aucune annotation n'a été opérée depuis plus de cinquante ans sont extraites et classées à part.

A compter du 1er janvier 1956, il n'est plus porté d'annotation au registre dont la tenue est prescrite par l'article 18 de la loi du 21 ventôse an VII.

Les fiches personnelles de propriétaire sont créées même pour constater la publication d'un acte ou d'une décision judiciaire révélant une diminution du patrimoine (vente, expropriation, attestation notariée, après décès, donation-partage, etc).