Un dossier spécial est ouvert pour tout condamné ayant fait l'objet d'une procédure d'orientation suivant les prescriptions des articles D. 75 et suivants.

Ce dossier comprend les quatre parties visées aux articles D. 157, D. 159, D. 162 et D. 163.

La partie judiciaire du dossier contient l'extrait ou les extraits de jugement ou d'arrêt de condamnation, la notice individuelle visée à l'article D. 158 et toutes autres pièces ou documents relatifs à l'exécution des peines, notamment ceux qui concernent les victimes.

La notice individuelle contient les renseignements concernant l'état civil du condamné, sa profession, sa situation de famille, ses moyens d'existence, son degré d'instruction, sa conduite habituelle, sa moralité et ses antécédents.

Ces renseignements sont complétés par l'exposé des faits qui ont motivé la condamnation et des éléments de nature à aggraver ou à atténuer la culpabilité de l'intéressé et la liste de ses coauteurs ou complices éventuels.

Le procureur de la République mentionne dans la notice individuelle les interdictions de contact ou de paraître dont il a connaissance prononcées contre le condamné, notamment à l'égard de son conjoint, de son concubin ou de son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ou de son ancien conjoint, concubin ou partenaire, ou à l'égard de ses enfants mineurs, lorsque ces interdictions ont été prononcées en application de l'article 138 du présent code, ou des articles 131-6,131-10 ou 132-45 du code pénal, ou dans le cadre d'une ordonnance de protection en application de l'article 515-11 du code civil, ou qu'elles résultent d'une décision de suspension ou de retrait de l'exercice de l'autorité parentale et des droits de visite et d'hébergement en application des articles 378,378-1,378-2,379,379-1,378-2 ou 515-11 du code civil. La notice doit mentionner les noms et prénoms des personnes concernées par les interdictions de contact ou de paraître, et, si ces informations sont connues, leurs adresse, date et lieu de naissance ainsi que la date d'expiration de la décision.

La rédaction de la notice, qui incombe au ministère public près la juridiction qui a prononcé la condamnation, est obligatoire à l'égard de tout condamné qui doit subir ou auquel il reste à subir plus de trois mois d'une peine privative de liberté à compter de la date où la décision est devenue définitive.

La notice doit être adressée dans le délai prévu au dernier alinéa de l'article D. 77.

La partie pénitentiaire du dossier est constituée par le chef de l'établissement dans lequel le condamné accomplit sa peine.

Elle contient tous les renseignements tenus à jour sur son comportement en détention, au travail et pendant les activités, et sur les décisions administratives prises à son égard, outre la cote spéciale visée au premier alinéa de l'article D. 155.

Dans la même partie du dossier, sont consignées les sanctions disciplinaires prononcées ainsi que toutes les mesures visant à encourager les efforts des détenus en vue de leur réinsertion sociale.

La troisième partie du dossier visé à l'article D. 156 correspond au dossier destiné aux membres du service pénitentiaire d'insertion et de probation compétent auprès de l'établissement.

Contenant des éléments ou documents recueillis par les personnels d'insertion et de probation ou qui leur ont été fournis, ce dossier leur permet de suivre l'évolution de la personne détenue et, ainsi, de mieux individualiser sa situation pénale et la préparation de sa libération. Il a aussi pour objet de leur permettre de renseigner l'autorité judiciaire qui en fait la demande, en application de l'article D. 461.

Les documents couverts par le secret professionnel ne peuvent être consultés que par un membre d'un service pénitentiaire d'insertion et de probation. En cas de transfèrement, le service pénitentiaire d'insertion et de probation transmet ces documents sous pli fermé au service compétent auprès de l'établissement de destination ou, en cas de libération et s'il y a lieu, au service pénitentiaire d'insertion et de probation du lieu de résidence de l'intéressé.

Une partie du dossier individuel constitue une cote d'observation où sont assemblés les pièces et documents contenant le résultat des enquêtes, examens et expertises auxquels il a pu être procédé sur la personnalité, l'état médical, psychiatrique et psychologique, la situation matérielle, familiale ou sociale du condamné, soit au cours de l'information préalable, soit en vue de son orientation, soit ultérieurement pendant le cours de l'exécution de sa peine.

Ce dossier comprend, par conséquent, les pièces visées aux articles D. 78, D. 79 et D. 81 et contient les différentes appréciations ou avis émis à l'égard du condamné intéressé, ainsi que les rapports de synthèse de l'observation.

Le dossier individuel contient un exemplaire des documents relatifs aux relevés signalétiques et aux prélèvements dont a fait l'objet le détenu par les services de la police nationale et les unités de la gendarmerie nationale, dans le cadre de la mise en oeuvre des fichiers d'identification institués par un texte législatif ou réglementaire.

A la libération ou au décès d'un condamné ou après son évasion, les différentes parties de son dossier sont conservées au greffe de l'établissement pendant la durée nécessaire à leur utilisation courante.

Passé ce délai, il appartient à l'administration pénitentiaire de procéder au versement de ces documents aux services des archives départementales.

Les modalités de consultation des archives sont fixées par les articles 7 et 8 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives.