Les candidatures sont présentées par les organisations syndicales qui remplissent les conditions prévues par l'article L. 211-1 du code général de la fonction publique ou les conditions prévues par l'article L. 2314-5 du code du travail. Chaque liste comprend un nombre de femmes et d'hommes correspondant aux parts respectives de femmes et d'hommes représentés au sein du comité unique. Ce nombre est calculé sur l'ensemble des candidats inscrits sur la liste.

L'effectif représenté au sein de l'instance, comprenant les parts respectives de femmes et d'hommes, est apprécié au 1er janvier de l'année de l'élection des représentants du personnel. Il est déterminé au plus tard huit mois avant la date du scrutin.

Toutefois, si dans les six premiers mois de cette année de référence une modification de l'organisation des services entraîne une variation d'au moins 20 % des effectifs représentés au sein de l'instance, les parts respectives de femmes et d'hommes sont appréciées et fixées au plus tard quatre mois avant la date du scrutin.

Lorsque l'application du premier alinéa n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, l'organisation syndicale procède indifféremment à l'arrondi à l'entier inférieur ou supérieur.

Un candidat inéligible est remplacé par un candidat de même sexe ou non dès lors que les parts de femmes et d'hommes sur l'ensemble des candidats sont respectées, dans la limite permise, le cas échéant, par le choix de l'arrondi. A l'occasion de cette désignation, le délégué de liste peut modifier l'ordre de présentation de la liste.

Les parts de femmes et d'hommes telles que définies aux premier et quatrième alinéas s'apprécient sur la liste des candidats reconnus éligibles.

Le dépôt de chaque liste est accompagné d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat. Chaque liste déposée mentionne les nom, prénoms et sexe de chaque candidat et indique le nombre de femmes et d'hommes.