Le secrétariat de la commission consultative paritaire est assuré par un agent désigné par l'administration, qui peut ne pas être membre de la commission. Un représentant du personnel est désigné par la commission pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint de séance.
Un procès-verbal est établi après chaque séance de la commission. Il est signé par le président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis, dans le délai d'un mois, aux membres de la commission. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.