Le recours à la visioconférence pour réunir l'instance de coordination peut être autorisé par accord entre l'employeur et les représentants de chaque comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles l'instance de coordination peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret.