Les représentants de l'administration, titulaires et suppléants, sont nommés par le grand chancelier de la Légion d'honneur dans les quinze jours suivant la proclamation des résultats des élections. Ils sont choisis parmi les fonctionnaires titulaires de catégorie A ou les agents non titulaires de même niveau exerçant leurs fonctions au sein de la grande chancellerie de la Légion d'honneur.
Pour la désignation de ses représentants, l'administration doit respecter une proportion minimale d'un tiers de personnes de chaque sexe. Cette proportion est calculée sur l'ensemble des représentants, titulaires et suppléants.