Compétences professionnelles

Conditions de réalisation

Critères de performance

2.1. PARTICIPATION À LA GESTION DES ACTIVITÉS DU SERVICE

Dans le cadre :

2.1.1. GÉRER DES DOSSIERS

- d'un poste de travail informatique et des ressources logicielles disponibles ;

- Image positive de l'entreprise

communiquée à travers le dossier

Préparer le traitement d'un dossier

- des situations professionnelles réelles ou simulées

- Repérer différentes sources d'informations disponibles en fonction d'une demande ou d'un besoin précis :

• collecter et sélectionner les informations utiles au traitement du problème posé ;

- le matériel de classement en place dans le service ;

- Qualités personnelles relationnelles

• organiser les informations.

- les outils spécifiques (en particulier, logiciels de base de données) ;

- Rigueur intellectuelle, ordre, soin, méthode

- Enclencher les opérations qui découlent de la demande :

• identifier des personnes ressources internes et externes au service ;

• collecter, par des demandes écrites ou verbales, des informations ou documents complémentaires à des recherches en cours.

- les banques de données ;

- la documentation disponible (éventuellement sur disques optiques compacts : cédéroms).

À partir :

- Identifier la situation du tiers (clients, fournisseur, transporteur...) et l'affaire traitée (aspects relationnels, commerciaux, juridiques) :

- Pertinence du choix des informations

• prendre en compte l'état des relations avec l'entreprise au moment d'une ouverture de dossier et les différents aspects de l'affaire traitée.

- des contraintes de temps, de priorité d'engagement de l'entreprise ;

- de consignes à respecter ;

- de l'antériorité des relations ;

- Mise en relation d'éléments de natures diverses

- Conformité de la réalisation aux exigences du demandeur (exactitude des informations recueillies, respect des consignes et procédures)

Mettre en place et utiliser des modes de classement et d'archivage accessibles à différents utilisateurs

- de l'organisation de l'entreprise et/ou du service.

- Choisir et mettre en place un système de classement et d'archivage adapté aux besoins et pour un usage collectif.

En faisant preuve d'initiative.

- Prise de décision à son propre niveau de compétences

- Mettre en oeuvre des techniques de recherche pour fournir des documents dans les délais impartis.

- Utilisation rationnelle des technologies

- Utiliser à bon escient le matériel existant

- Respect des délais impartis

Constituer et organiser un dossier, vérifier des pièces, des calculs...

- Rassembler rapidement les informations, les pièces justificatives

À partir :

- Vérifier la conformité du contenu d'un dossier.

- des procédures existantes et des modes d'organisation de l'entreprise ;

- des textes juridiques, réglementaires en vigueur ;

- Choisir sa présentation et le support en fonction de sa finalité (dossier documentaire, technique, commercial...).

- des consignes données.

Suivre et mettre à jour le dossier

Dans le cadre :

- Pertinence des interventions effectuées

- Réaliser les opérations de traitement, de saisie, de contrôle :

• identifier les relations d'un tiers par rapport à des interlocuteurs internes dans des cas particuliers à traiter ;

• rendre efficient le traitement d'un dossier.

- des pratiques relationnelles et organisationnelles de l'entreprise.

- Respect des consignes, des procédures, de la chaîne d'opérations, de la réglementation

- Respect des échéances prévues et de la réglementation

Transmettre des informations ou des éléments de dossiers aux interlocuteurs concernés

- Contacter des prestataires de service, des partenaires internes et externes.

En tenant compte :

- Exactitude des traitements et calculs réalisés

- de la circulation des informations ;

- Établir des documents intermédiaires pour enclencher des procédures nécessaires au traitement du dossier.

- Rendre compte et présenter le dossier.

- des contraintes de présentation des dossiers.

- Qualités personnelles : attention, vigilance, diplomatie, adaptabilité, initiative

- Sélection pertinente des informations à transmettre

En prenant les initiatives de sa compétence.

- Qualité de l'expression et synthèse des idées principales

- Pertinence des initiatives prises