Tous les documents et correspondances de l'association ou de l'organisme sans but lucratif doivent porter son nom, son adresse, ainsi que la mention " Association (ou organisme) de tourisme agréée " suivie du numéro d'agrément. Tous les documents de nature contractuelle doivent, en outre, préciser les noms et adresses du garant et de l'entreprise d'assurances.

Les associations ou organismes sans but lucratif inscrits sur l'arrêté d'agrément d'une fédération ou d'une union font figurer sur leurs documents leur nom et adresse ainsi que la mention " Association bénéficiaire de l'agrément " suivie du nom, de l'adresse et du numéro d'agrément de la fédération ou de l'union. Les documents de nature contractuelle doivent préciser les noms et adresses du garant et de l'assureur de la fédération ou de l'union à laquelle ils sont rattachés.