L'administration tient un dossier individuel pour chaque fonctionnaire soumis au présent décret ; ce dossier doit contenir toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'agent. Celles-ci doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Ne pourra figurer au dossier aucune mention faisant état des opinions politiques, philosophiques ou religieuses de l'intéressé.

Les décisions de sanction disciplinaire sont versées au dossier individuel du fonctionnaire intéressé. Il en est de même, le cas échéant, des avis ou recommandations émis par le conseil de discipline ou le conseil administratif supérieur et de tous documents ou pièces annexes.