La mise en place de ces prêts est subordonnée à la délivrance par le préfet du département dans lequel sont situées les parcelles sinistrées ou l'aire de stockage d'un certificat attestant soit de la réalité du sinistre, soit du volume de bois stockés et fixant le montant maximum du prêt susceptible de faire l'objet d'une bonification de l'Etat. Ce certificat est établi après avis d'une commission régionale présidée par le préfet de région ou son représentant, associant le directeur régional de l'agriculture et de la forêt ou son représentant, les directeurs départementaux de l'agriculture et de la forêt ou leurs représentants, un TPG ou son représentant, et des représentants des organisations professionnelles de la filière. Un arrêté du préfet de région désigne les membres de la commission régionale.