Les documents déposés en application des articles 39 et 40 du décret du 31 décembre 1993 susvisé ont vocation à constituer une documentation accessible aux services publics et aux chercheurs de métropole et d'outre-mer, dans les conditions prévues à l'article 2 de la loi du 20 juin 1992 susvisée, afin de favoriser des connaissances et l'accès aux ressources documentaires.

La déclaration prévue par l'article 40 du décret du 31 décembre 1993 susvisé comporte les mentions figurant à l'article 2 de l'arrêté du 12 janvier 1995 susvisé. Un exemplaire de cette déclaration, revêtue du cachet de l'autorité préposée au dépôt légal, de la date de réception de l'envoi et du numéro d'enregistrement de la déclaration, est retourné au déclarant à titre d'accusé de réception ; un deuxième exemplaire est archivé en vue de permettre la consultation autorisée à l'article 44 du décret précité ; un troisième exemplaire est utilisé aux fins de catalogage des documents.

Les déclarations archivées sont détenues durant une année par les autorités préposées au dépôt légal. Passé ce délai, elles sont versées au service des archives compétent qui en assure, en cas de besoin, la consultation autorisée à l'article 44 du décret du 31 décembre 1993 susvisé.

Les autorités préposées au dépôt légal énumérées à l'article 39 du décret du 31 décembre 1993 susvisé tiennent registre des dépôts reçus et adressent chacune annuellement au service du dépôt légal du ministère de l'intérieur un rapport d'activité. Une copie de ces rapports est adressée parallèlement au ministère de l'outre-mer par le représentant de l'Etat dans les départements, territoires et collectivités territoriales d'outre-mer. Le ministère de l'intérieur assure l'information du conseil scientifique du dépôt légal en présentant un rapport annuel d'ensemble.

Les autorités préposées au dépôt légal font assurer le respect des prescriptions législatives et réglementaires en matière de dépôt légal par les personnes visées à l'article 4 de la loi du 20 juin 1992 susvisée, en rappelant aux assujettis les obligations résultant des articles 39 et 40 du décret du 31 décembre 1993 susvisé et les sanctions encourues en application de l'article 7 de la loi et de l'article 45 du décret susvisés, et en constatant les infractions dans le cas où les personnes se seraient volontairement soustraites à ces obligations.

Le directeur de l'administration territoriale et des affaires politiques, le directeur du livre et de la lecture et le directeur des affaires économiques, sociales et culturelles de l'outre-mer sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.