Le candidat engagé dans la préparation d'une thèse de doctorat dépose celle-ci trois semaines avant la soutenance, soit sur support papier, soit sous forme électronique, au service chargé du doctorat de l'établissement d'enseignement supérieur dans lequel celle-ci s'effectue.

La soutenance est conditionnée par la délivrance au président du jury par le service chargé du doctorat d'une attestation du dépôt de la thèse et du bordereau prévu par les dispositions des articles 3 et 8 ci-dessous.

Dans le cas d'un dépôt sur support papier, le doctorant :

- fournit, outre les exemplaires destinés aux membres du jury, deux exemplaires destinés au service commun de la documentation ou au service interétablissements de coopération documentaire ou à la bibliothèque de l'établissement de soutenance ;

- complète, avec le concours du service chargé du doctorat et du service commun de la documentation ou du service interétablissements de coopération documentaire ou de la bibliothèque, un bordereau comprenant notamment un résumé en français et un résumé en anglais ainsi qu'une liste de mots clés.

Si le jury a demandé l'introduction de corrections dans la thèse, le nouveau docteur dispose d'un délai de trois mois pour déposer sa thèse corrigée en deux exemplaires dans les conditions précisées à l'article 3.

La reproduction et la diffusion de la thèse sur un autre support sont subordonnées à l'autorisation du nouveau docteur sous réserve de l'absence de clauses de confidentialité.

Le service chargé du doctorat assure la transmission des deux exemplaires et du bordereau au service commun de la documentation ou au service interétablissements de coopération documentaire ou à la bibliothèque, qui :

- signale la thèse dans le catalogue collectif de l'enseignement supérieur (Système universitaire de documentation ou Sudoc) et dans le catalogue de l'établissement ;

- conserve un exemplaire et, sauf dans le cas d'une clause de confidentialité, en assure la communication ;

- adresse le second exemplaire à l'un des ateliers nationaux de reproduction, sous réserve des autorisations mentionnées à l'article 5.

L'atelier national de reproduction des thèses de l'université Lille-III assure la reproduction sur support micrographique des thèses soutenues dans les disciplines suivantes : lettres, sciences humaines, juridiques, politiques et sociales.

L'atelier national de reproduction des thèses de l'université Grenoble-II assure la reproduction sur support micrographique des thèses soutenues en sciences exactes, médecine, pharmacie, sciences économiques et de gestion.

La liste des destinataires des exemplaires ayant fait l'objet d'une reproduction sur support micrographique aux frais de l'Etat est établie par le ministère chargé de l'enseignement supérieur. Le nouveau docteur en reçoit cinq exemplaires.

L'atelier national de reproduction des thèses de l'université Lille-III peut en outre, sur la commande d'un établissement, assurer sur un autre support la reproduction des thèses soutenues dans celui-ci.

Dans le cas d'un dépôt sous forme électronique, le doctorant :

- fournit sa thèse sous forme numérique selon les prescriptions de l'établissement de soutenance. Il fournit en outre des exemplaires sur support papier destinés aux membres du jury lorsque l'établissement n'assure pas lui-même l'impression de la thèse à partir du support numérique ;

- complète, avec le concours du service chargé du doctorat et du service commun de la documentation ou du service interétablissements de coopération documentaire ou de la bibliothèque, un bordereau électronique comprenant notamment les métadonnées nécessaires à la description, la gestion, la diffusion et l'archivage de la thèse, conformes à la recommandation nationale TEF (thèses électroniques françaises).

Si le jury a demandé l'introduction de corrections dans la thèse, le nouveau docteur dispose d'un délai de trois mois pour déposer sa thèse corrigée sous forme électronique, dans les conditions précisées à l'article 8.

L'établissement de soutenance procède au dépôt de la version validée de la thèse dans ses formats de diffusion et d'archivage, ainsi que du bordereau électronique, dans l'application nationale Star, gérée par l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur (ABES), qui assure les fonctions suivantes :

- enregistrement du dépôt de la version de diffusion et de la version d'archivage de la thèse ainsi que de ses métadonnées ;

- signalement dans le catalogue et le portail Sudoc ;

- attribution d'un identifiant permanent ;

- envoi de la version d'archivage, y compris dans le cas d'une thèse non diffusable, au Centre informatique national de l'enseignement supérieur ;

- le cas échéant, à la demande de l'établissement, envoi des métadonnées ou de la version de diffusion de la thèse vers les sites désignés par celui-ci.

Sauf dans le cas d'une clause de confidentialité, l'établissement de soutenance assure en son sein l'accès à la thèse. La mise en ligne de la thèse sur la toile est subordonnée à l'autorisation du nouveau docteur sous réserve de l'absence de clauses de confidentialité.

L'arrêté du 25 septembre 1985 relatif aux modalités de dépôt, signalement et reproduction des thèses ou travaux présentés en soutenance en vue du doctorat est abrogé.