Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité (nom [de famille, marital ou d'usage], prénoms, photographie, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresses [postale et professionnelle de courrier électronique], numéros [de téléphone et de télécopie professionnel], identifiant défense, numéro de passeport administratif, coordonnées de la personne à prévenir en cas d'urgence [nom, prénom, adresse, numéro de téléphone], permis de conduire [type, numéro et date de délivrance]) ;
- au numéro de sécurité sociale (pour les seules opérations effectuées dans le cadre de la paie) ;
- à la situation familiale (situation matrimoniale, conjoint [nom, prénoms, date de naissance, identifiant défense pour les personnels appartenant à la défense], enfant(s) [nom de famille, prénoms, sexe, date de naissance, à charge ou non, date d'adoption éventuelle, date du décès éventuel, taux de handicap], personne(s) à charge [nom, prénoms, nature de parenté, date et lieu de naissance, date du décès éventuel, taux de handicap]) ;
- à la situation militaire (dégagé, sursitaire, exempté, position sous les drapeaux, durée des services, grade, arme, spécialité éventuelle, affectation dans la réserve) ;
- aux pensions (nature [handicapé, pupille de la nation, déporté, interné, ancien combattant], date, taux éventuel) ;
- à la formation, aux diplômes et aux distinctions (distinctions honorifiques, diplômes, certificats et attestations, formation [initiale, professionnelle, personnelle], langues étrangères pratiquées, examens professionnels) ;
- au logement (nature et type, loyer, charges, contribution du salarié aux frais de loyer et de charges, logé par le bureau interarmées du logement en région parisienne [O/N]) ;
- à la vie professionnelle (mode de recrutement [concours, examen, recrutement direct], régime juridique [statutaire, contractuel], position administrative [activité à temps complet ou partiel, détachement, position hors cadre, disponibilité, congé parental], congés [annuels, maladie, longue durée, maternité, liés aux charges parentales, de formation professionnelle, de formation syndicale], autres congés, absences et motifs, grade ou emploi et affectations successifs et actuels, indices de traitement [bruts ou réels majorés], successifs et actuels, filière, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, notation effectuée selon les garanties statutaires, avancement, demandes de mutation ou orientation souhaitée, retenues [pensions, sécurité sociale, couverture complémentaire, remboursement de prêts], maladie professionnelle [O/N], mandats électifs ou représentatifs syndicaux entraînant des sujétions particulières ou l'exercice de droits au regard de l'exécution du service, facilités accordées à raison d'activité relative au service social [restaurants administratifs, coopératives, sociétés sportives, colonies de vacances], compétences, résidences administratives successives et actuelle, mobilité internationale, expérience antérieure) ;
- à la santé (aptitudes, inaptitudes, vaccinations, groupe sanguin, suivi du calendrier des visites médicales) ;
- à la situation économique et financière (éléments de rémunérations, indemnités, primes, allocations diverses, revenus du conjoint, qualité d'allocataire, cotisations, retenues pour le remboursement de prêts ou d'avances sur traitement, du fait d'opposition sur traitement, pour recouvrement d'une pension alimentaire, numéro de compte et identification de l'organisme teneur du compte) ;
- aux sanctions (récompenses, punitions).
Les informations nominatives ainsi enregistrées sont conservées cinq ans après le départ de l'intéressé, à l'exception des informations concernant les punitions qui doivent être effacées conformément à la réglementation en vigueur et aux lois d'amnistie.
La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires, à l'exception des congés de formation syndicale qui sont détruits au 31 décembre de chaque année.
