La commission de conciliation instituée par l'article 38 de la loi du 5 juillet 1996 susvisée est saisie par requête, formée verbalement ou par simple lettre, auprès de son secrétariat par toute personne ayant un intérêt personnel et direct.

Le requérant doit indiquer les nom, prénoms, profession et adresse des parties ainsi que l'objet du litige ; il doit préciser la désignation et la situation de l'immeuble concerné. Si la requête est verbale, ces indications sont consignées par le secrétaire de la commission. La demande est assortie des pièces sur lesquelles elle se fonde.

Le président de la commission vérifie si la requête est complète et demande éventuellement les pièces complémentaires qui doivent être produites par le requérant. Le délai imparti pour cette production est fixé par le président et peut être prorogé une fois pour une durée égale ou inférieure. A défaut du respect du délai ainsi fixé, la requête est caduque. Le requérant en est informé par lettre simple à la diligence du secrétaire de la commission.

Si la requête porte sur des droits résultant d'actes soumis à publicité foncière, le président de la commission peut inviter les parties à procéder à la publication lorsque cette formalité n'a pas été accomplie. Le certificat du conservateur est joint au dossier.

Le secrétariat de la commission convoque les parties par lettre simple.

La convocation mentionne les nom, prénoms, profession et adresse du requérant, l'objet du litige, ainsi que les lieu, jour et heure auxquels sera tentée la conciliation. La convocation indique que les parties doivent se présenter en personne à la tentative de conciliation mais que toutefois, en cas de motif légitime, elles peuvent se faire représenter par une personne dûment mandatée à cet effet. Elle précise enfin que les parties peuvent se faire assister par une personne de leur choix.

La requête est caduque si le requérant ne se présente pas. Celui-ci en est alors informé par lettre simple.

Si l'autre partie ne se présente pas, le président renvoie la tentative de conciliation à une prochaine réunion de la commission dont il fixe la date. Le secrétaire de la commission procède alors à la convocation de l'autre partie par la voie de la notification dans les conditions prévues à l'article 24 du code de procédure civile de la Polynésie française susvisé. Ce nouvel avis précise que, faute par l'intéressé de comparaître, le requérant pourra procéder par la voie de l'assignation devant la juridiction compétente.

La commission se réunit à Papeete ou en tout autre lieu fixé par le président. Elle est convoquée par le président au moins une fois par mois. Les séances ne sont pas publiques.

Le président ou le membre de la commission désigné par lui à cet effet dirige l'instruction de chaque demande. La commission procède à la tentative de conciliation.

Le cas échéant, la consignation préalable des sommes nécessaires aux investigations complémentaires qui paraissent utiles à la commission de conciliation doit être faite auprès du trésorier-payeur général de la Polynésie française.

Les modalités de versement et de remise de ces sommes sont celles prévues pour les consignations à la Caisse des dépôts et consignations.

Lorsque le tribunal est saisi en vertu du VII de l'article 38 de la loi du 5 juillet 1996 précitée, la commission transmet le dossier à la juridiction. Dans les autres cas, elle assure la conservation du dossier.

Les membres de la commission qui ne sont ni fonctionnaire ni magistrat en activité perçoivent une indemnité de vacation calculée par demi-journée. Elle est égale pour le président au quarantième du traitement mensuel brut des magistrats du premier grade et, pour les membres, au soixantième du traitement mensuel brut des magistrats du premier grade. Le nombre de vacations alloué à un membre ne pourra excéder un plafond annuel fixé à 36. Ces frais sont pris en charge par le budget du ministère chargé de l'outre-mer.

Le garde des sceaux, ministre de la justice, le ministre de l'économie et des finances, le ministre délégué à l'outre-mer et le ministre délégué au budget, porte-parole du Gouvernement, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.