Le présent arrêté précise les modalités de règlement des frais exposés à l'occasion des missions ou des stages de formation des personnels de l'administration sanitaire et sociale ainsi que de leurs collaborateurs occasionnels que ces derniers soient agents publics ou privés.

Il concerne tous les déplacements en France métropolitaine, en outre-mer ainsi qu'à l'étranger.

Sous réserve des articles suivants :

- le recours au voyagiste est obligatoire pour la délivrance des titres de transport pour les services disposant d'un marché ;

- le recours au voyagiste pour l'organisation des déplacements des agents en mission ou en stage constitue un achat de prestation qui dispense l'agent de faire l'avance des frais de transport. Cette dispense peut être étendue aux frais d'hébergement et de restauration ;

- les transports sont effectués en 2e classe pour les trajets par voie ferroviaire, en classe économique pour la voie aérienne.

La voie aérienne est autorisée lorsque le temps de trajet par la voie ferroviaire est supérieur à 4 heures. Toutefois, pour des trajets inférieurs à 4 heures, le recours à la voie aérienne peut être autorisé par l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque les conditions de la mission ou les conditions tarifaires le justifient.

Le recours à la 1re classe pour la voie ferroviaire peut être autorisé par l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque les conditions de la mission ou les conditions tarifaires le justifient.

Dans les cas où elle est autorisée pour les besoins du service, l'utilisation par l'agent de son véhicule personnel donne lieu à une indemnisation sur la base des indemnités kilométriques fixées par l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités kilométriques.

Dans les cas où elle est autorisée par l'autorité qui ordonne le déplacement, l'utilisation par l'agent de son véhicule personnel pour sa propre convenance donne lieu à une indemnisation sur la base du tarif transport public de voyageurs le moins onéreux.

Les titulaires d'une carte de réduction sont tenus d'en faire état lors de la préparation de la mission. La carte de réduction peut faire l'objet d'un remboursement dès lors qu'il est économiquement justifié. Lorsqu'un agent fait le choix de conditions de transport différentes de celles retenues par l'administration, le complément éventuel est à sa charge.

Hors les cas d'imprévisibilité de la mission, il est possible de ne pas recourir au voyagiste dans les cas suivants :

- lorsque le service n'est pas titulaire d'un marché de voyagiste ;

- lorsque l'agence du voyagiste est trop éloignée du lieu de la commande ou en cas de changement urgent du titre de transport suite à une modification de la mission ;

- lorsque les transporteurs offrent des conditions tarifaires plus avantageuses et non accessibles au voyagiste (achat via internet par exemple ou achat groupé par l'organisateur d'une mission) ;

Le recours au voyagiste n'est pas autorisé dans le cadre d'un déplacement au titre des commissions administratives à caractère consultatif, sauf si les conditions de déroulement de cette commission le justifient.

Dans tous ces cas, l'agent fait l'avance des frais et est remboursé sur présentation du justificatif de transport.

Lorsqu'un agent fait le choix de conditions de transport différentes de celles retenues par l'administration, le complément éventuel est à sa charge.

Les frais de séjour (hébergement et repas) peuvent donner lieu au versement d'une avance.

L'indemnité de nuitée est fixée forfaitairement à 48 . A Paris et dans les départements limitrophes des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne et, d'une manière générale, sur l'ensemble du territoire métropolitain, sur appréciation de l'autorité qui ordonne le déplacement lorsque l'offre hôtelière du lieu de destination est saturée pour des raisons conjoncturelles ou permanentes, l'indemnité de nuitée est fixée forfaitairement à 60 €.

En dérogation à l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission, le taux plafond est fixé à 65 € pour l'ensemble des missions accomplies en métropole pour les membres de l'inspection générale des affaires sociales. Le remboursement est effectué sur la base des frais réellement engagés dans la limite du taux plafond.

Pour prétendre au remboursement de cette indemnité, l'agent doit se trouver en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures et fournir un justificatif de paiement.

Aucune indemnité n'est due si l'agent est hébergé gratuitement.

L'agent perçoit l'indemnité forfaitaire pour frais supplémentaires de repas, fixée à 15,25 €, s'il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 19 heures et 21 heures pour le repas du soir et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement.

Pour le décompte des indemnités, les horaires de début et de fin de mission correspondent aux horaires inscrits sur les titres de transport. Pour tenir compte du délai nécessaire pour rejoindre une gare et pour en revenir, un délai forfaitaire d'une demi-heure est pris en compte dans la durée de la mission avant l'heure de départ et après l'heure de retour. Ce délai est porté à 1 h 30 en cas d'utilisation de l'avion ou du bateau.

En cas de recours au voyagiste pour la prestation d'hébergement, son coût doit s'inscrire dans la limite des taux fixés par le présent arrêté.

Les frais de taxi exposés dans le cadre de la mission peuvent être remboursés sur autorisation de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur production des justificatifs de la dépense.

Les frais de péage et de parking dans la limite de 72 heures sont remboursés sur production de justificatifs.

Lorsque l'agent utilise son véhicule personnel dans les conditions de l'article 4 pour convenance personnelle, il ne peut prétendre à aucun remboursement de frais de péage ou de parking.

Lorsque les tickets de transport en commun ne sont pas fournis par l'administration à l'occasion de la mission ou du stage, ils peuvent donner lieu à remboursement sur présentation du justificatif.

Les normes applicables aux transports sont les suivantes :

a) Le recours à la 1re classe pour la voie ferroviaire peut être autorisé par l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque les conditions de la mission ou les conditions tarifaires le justifient ;

b) Pour la voie aérienne, le surclassement peut être autorisé par l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque la durée du voyage est supérieure à 7 heures et que la durée de la mission est inférieure à sept jours.

Lorsqu'un agent fait le choix de conditions de transport différentes de celles retenues par l'administration, le complément éventuel est à sa charge.

Les dispositions prévues à l'article 7 du présent arrêté sont également applicables aux déplacements en outre-mer et à l'étranger. En pareils cas, l'agent fait l'avance des frais et est remboursé sur présentation du justificatif de transport.

Tout déplacement en outre-mer et à l'étranger ouvre droit à une indemnité journalière forfaitaire destinée à couvrir sur place les frais d'hébergement et de deux repas exposés par l'agent pour l'exécution de sa mission.

L'indemnité journalière est allouée dans les conditions suivantes :

65 % au titre de la nuitée si l'agent est en mission pendant tout ou partie de la période comprise entre 0 heure et 5 heures et sur présentation du justificatif d'hébergement ;

17,5 % pour le repas de midi si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 12 heures et 14 heures ;

17,5 % pour le repas du soir si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 19 heures et 21 heures.

Lorsque l'agent bénéficie d'une prestation gratuite, qu'il s'agisse d'hébergement ou de repas, l'indemnité journalière est réduite au prorata des pourcentages fixés au présent article.

Pour le calcul des indemnités, la mission commence à l'heure d'arrivée dans la localité, le port ou l'aéroport de destination et se termine à l'heure de départ de ce même lieu pour le retour.

-mission nécessitant, pour des raisons impérieuses de service, une organisation d'hébergement spécifique ;

-sécurité de l'agent en mission.

En application de la dérogation prévue à l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, les membres des délégations ministérielles et les agents nommément désignés par le ministre ou le chef de cabinet peuvent prétendre, dans la limite des sommes effectivement engagées, au remboursement de leur hébergement aux frais réels. Pour l'application de ce dispositif, l'ordre de mission autorisant le déplacement devra être signé par le ministre ou le chef de cabinet concerné et comporter la mention " hébergement aux frais réels ".

Toute escale de plus de 7 heures dans un pays ouvre droit à une indemnité de repas ou de nuitée en fonction des plages horaires définies à l'article 17.

Les indemnités journalières pour l'outre-mer et pour l'étranger peuvent être versées sous forme d'avances à l'agent dans les conditions fixées à l'article 17.

Pour les missions en outre-mer ou à l'étranger, lorsque l'agent fait l'avance des frais, le remboursement est effectué forfaitairement sur la base des maximums définis à l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission et dans les conditions fixées à l'article 17.

Dans ces deux cas, le remboursement est subordonné à la production des justificatifs de paiement de l'hébergement et, le cas échéant, des frais divers. La perte des justificatifs ou leur non-présentation peut entraîner un refus d'indemnisation ou, le cas échéant, le reversement de l'avance perçue.

Les indemnités ne sont dues que pour les jours de déroulement de la mission. Des indemnités pour les jours supplémentaires passés sur le lieu de la mission peuvent toutefois être exceptionnellement versées sur autorisation de l'autorité qui ordonne la mission lorsqu'un tarif aérien plus avantageux crée une économie nette au regard du surcoût généré par ces journées supplémentaires.

Le temps passé à bord des bateaux, des trains ou des avions n'ouvre droit à aucune indemnité de repas sauf si le prix du billet ne comprend pas la prestation et que la période de trajet est comprise, au moins partiellement, entre 12 heures et 14 heures ou entre 19 heures et 21 heures. Le remboursement, plafonné à 15,25, est effectué sur présentation du justificatif de la dépense.

Les frais suivants peuvent donner lieu à remboursement sur présentation des pièces justificatives :

-les frais liés à la délivrance d'un passeport ou d'un visa, aux vaccinations et aux traitements médicaux prophylactiques obligatoires ou recommandés par l'Institut Pasteur, les taxes d'aéroport et autres taxes et impôts touchant les voyageurs ;

-les excédents de bagages afférents au transport de matériel technique ou de documents administratifs pour raison de service, sous réserve de l'accord préalable de l'autorité administrative ;

-sous réserve de l'autorisation préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement, les frais de location de véhicule exposés par l'agent en l'absence de tout autre moyen de transport adapté.

Les dispositions prévues à l'article 7 sont également applicables aux déplacements en outre-mer et à l'étranger. En pareil cas, l'agent fait l'avance des frais et est remboursé dans les conditions de l'article 17.

65 % au titre de la nuitée si l'agent est en tournée pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures et sur présentation du justificatif d'hébergement ;

17,5 % pour le repas de midi si l'agent est en tournée pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures ;

17,5 % pour le repas du soir si l'agent est en tournée pendant la totalité de la période comprise entre 19 heures et 21 heures.

Lorsque l'agent bénéficie d'une prestation gratuite, qu'il s'agisse d'hébergement ou de repas, l'indemnité journalière est réduite au prorata des pourcentages fixés au présent article.

L'agent appelé à se déplacer pour un stage de formation continue peut prétendre à la prise en charge d'un aller et retour entre sa résidence administrative ou familiale et le lieu de la formation, quelle que soit la durée du stage.

L'élève appelé à se déplacer pour un stage dans le cadre de sa formation initiale peut prétendre à la prise en charge d'un aller et retour entre sa résidence administrative ou familiale et le lieu de son stage.

Pour les stages de formation initiale ou continue d'au moins quatre semaines consécutives, l'agent peut bénéficier d'une prise en charge supplémentaire de ses frais de transport toutes les deux semaines.

Lorsque l'agent bénéficie d'un hébergement ou de repas gratuits, il ne peut prétendre à l'indemnité correspondante. Lorsque l'agent en formation initiale ou continue a eu la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure administrative moyennant participation, l'indemnité correspondante est réduite de 50 %.

Les frais divers exposés à l'occasion d'une action de formation initiale ou continue (frais de transports collectifs pour se rendre de la gare ou l'aéroport au lieu de formation ou en l'absence de transports collectifs, frais de taxi, frais de parking dans la limite de 72 heures) peuvent faire l'objet d'un remboursement sur présentation des justificatifs acceptés par l'autorité qui ordonne le déplacement.

Des avances sur le paiement des indemnités et les remboursements de frais prévus au présent arrêté peuvent être servies aux agents qui en font la demande à hauteur de 100 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement.