La direction centrale des transmissions de l'armée de terre met en place dans les organismes relevant de l'armée de terre ou dans les organismes du ministère de la défense qu'elle soutient des autocommutateurs téléphoniques à l'usage des finalités de ces organismes et éventuellement à des fins privées pour la satisfaction personnelle des besoins des personnes. A l'aide de ces autocommutateurs, il est créé des traitements automatisés d'informations nominatives dont les finalités sont :

- la gestion des annuaires téléphoniques de l'organisme (gestion, édition et diffusion de listes nominatives partielles ou complètes des utilisateurs des postes téléphoniques connectés à l'autocommutateur) ;

- la gestion d'une messagerie interne à l'organisme ;

- la maîtrise des dépenses téléphoniques de l'organisme, comprenant l'établissement et l'édition des relevés des communications téléphoniques, y compris poste par poste, le calcul du coût des communications téléphoniques, y compris poste par poste, l'établissement de statistiques ;

- le remboursement du coût des communications téléphoniques à caractère personnel des personnels de l'organisme (établissement de documents collectifs ou individuels destinés au recouvrement des sommes correspondantes et, en cas de contestation, établissement des documents indiquant les caractéristiques de la ou des communications dont le remboursement du coût est réclamé).

Les catégories d'informations collectées et traitées sont relatives à :

- l'identité de l'utilisateur du poste (nom, prénom, numéro de poste) ;

- la situation professionnelle (fonctions, service, adresse professionnelle) ;

- la communication téléphonique (numéro de téléphone appelé, nature de l'appel suivant les catégories de taxation, durée, date et heure de début et de fin de l'appel, nombre d'unités, coût de la communication).

La durée de conservation des informations nominatives ainsi enregistrées est limitée à six mois à compter de l'enregistrement du numéro appelé.

Les destinataires des informations enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :

- les chefs de corps ou organismes formant corps ainsi que les agents habilités des services comptables gestionnaires des crédits ;

- les commandants d'unités et les chefs de service pour les personnels relevant de leur autorité ;

- les agents disposant d'un poste téléphonique pour les communications passées à partir dudit poste ;

- la direction centrale des transmissions de l'armée de terre (informations à caractère statistique uniquement).

Lorsque des relevés justificatifs des numéros de téléphone appelés sont établis, les quatre derniers chiffres de ces numéros sont occultés si les communications téléphoniques sont considérées comme passées à titre privé.

Toutefois, quand il est demandé à un agent le remboursement du coût d'une communication téléphonique regardée comme passée à titre privé, cet agent peut, sur sa demande expresse, avoir communication du numéro de téléphone complet du correspondant appelé lorsqu'il n'est pas destinataire d'un relevé personnalisé détaillé communiqué sous enveloppe fermée des communications dont le remboursement lui est demandé.

Les droits reconnus aux salariés protégés sont assurés par la mise à la disposition de ces salariés d'un poste téléphonique exclusif ou d'un préfixe d'appel particulier. Le relevé détaillé des communications de ces salariés ne figure pas sur les documents collectifs édités.

Le droit d'opposition prévu à l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut pas être invoqué dans le cadre de ce traitement.

Le droit d'accès prévu à l'article 34 de la loi précitée s'exerce auprès de chaque organisme mettant en oeuvre l'autocommutateur auquel est relié l'utilisateur.

Le directeur central des transmissions de l'armée de terre est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.