Les notes chiffrées sont communiquées aux agents notés. L'accomplissement de ces formalités, qui doivent obligatoirement être notifiées par écrit, sera attesté sur chaque fiche et à l'emplacement réservé à cet effet soit par l'émargement daté du fonctionnaire concerné, soit par la mention de son refus de prendre connaissance après communication de sa fiche individuelle.

Lors de la communication de la note, l'autorité hiérarchique aura un entretien d'évaluation avec chacun des agents auquel il fera connaître personnellement les caractéristiques de sa notation et recueillera ses observations. A cette occasion, il appellera tout particulièrement son attention sur les insuffisances professionnelles constatées et l'invitera, le cas échéant, à suivre les formations nécessaires.