Les réservations d'hébergement et de transport doivent s'effectuer dans le cadre des marchés existants.
Lorsque cela n'est pas le cas, l'agent qui effectue un déplacement temporaire bénéficie du remboursement des frais liés au déplacement sous réserve de l'autorisation préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur présentation du justificatif.
Les frais pouvant notamment être pris en charge sont les suivants :

- les frais d'autoroute lorsque l'administration n'a pas mis à disposition de l'agent une carte d'autoroute correspondante ;
- les frais de parking dans la limite de cinq jours consécutifs ;
- les frais générés par les excédents de bagages afférents au transport de matériel technique ou de documents administratifs pour les raisons du service et sous réserve de l'accord préalable de l'autorité administrative ;
- les frais de vaccinations et traitements médicaux prophylactiques obligatoires ou recommandés par l'Institut Pasteur ;
- les frais de visa et de passeport ;
- les taxes d'aéroport ;
- les frais de change.

Les frais relatifs aux excédents de bagages personnels transportés en excédent de franchise consentie par les compagnies aériennes ne pourront faire l'objet d'aucun remboursement.