Pour les opérations électorales, il est constitué un bureau de vote présidé par le secrétaire général de l'Institut ou son représentant, et composé de deux membres du personnel, dont l'un est le plus anciennement nommé à l'Institut et l'autre le plus récemment nommé, et du représentant de chacune des listes en présence.

Des sections de vote peuvent être constituées par décision du directeur de l'Institut.