L'entreprise doit être en mesure de remettre une copie des fichiers résultant du téléchargement des données issues du chronotachygraphe numérique de l'ensemble des véhicules utilisés et des cartes de l'ensemble de ses conducteurs à l'agent en charge du contrôle et à sa demande.

L'entreprise doit transmettre ces données par voie électronique ou par l'intermédiaire d'un support physique aisément utilisable par l'agent en charge du contrôle.

En cas d'échec de téléchargement des données par l'entreprise, ou en cas de tout autre dysfonctionnement du chronotachygraphe, l'entreprise doit présenter le véhicule à un organisme agréé pour l'installation ou l'inspection des chronotachygraphes numériques et lui demander la réalisation d'un téléchargement ainsi que de la mise à disposition des données la concernant. L'entreprise doit conserver tout certificat de téléchargement ou d'impossibilité de téléchargement pendant un an à compter de la délivrance par un organisme agréé pour l'installation ou l'inspection des chronotachygraphes numériques.