L'ordre du jour des séances des comités sociaux d'établissement et des formations spécialisées doivent être adressé aux membres du comité par tout moyen, notamment par voie électronique pour les représentants disposant d'un matériel électronique individuel au moins quinze jours avant la séance. Ce délai peut être ramené à huit jours en cas d'urgence.
Communication doit être donnée aux membres titulaires et suppléants de l'instance de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leurs fonctions au plus tard huit jours avant la date de la séance.
Les membres suppléants du comité social d'établissement et des formations spécialisées, lorsqu'ils ne suppléent pas un membre titulaire, peuvent assister aux séances de l'instance dans la limite d'un représentant par organisation syndicale au sein de laquelle ils exercent leur suppléance, sans pouvoir prendre part aux débats.
Le président, à son initiative ou à la demande de membres titulaires de l'instance concernée, peut convoquer des personnes qualifiées en fonction au sein de l'établissement afin qu'elles soient entendues sur un point inscrit à l'ordre du jour. Le nombre et l'identité des personnes qualifiées doivent être soumis à l'accord du président au plus tard quarante-huit heures avant l'instance.
Les personnes qualifiées n'ont pas voix délibérative. Elles ne peuvent assister qu'à la partie des débats relative aux questions motivant leur présence sans pouvoir participer au vote.