Un secrétaire désigné par l'ambassadeur ou le chef de poste consulaire assiste aux réunions du conseil consulaire et en dresse le procès-verbal.
Le procès-verbal indique le nom et la qualité des membres présents ou représentés, les questions traitées au cours de la réunion et le sens de chacun des avis. Il précise, le cas échéant, les conditions dans lesquelles ont été mises en œuvre les dispositions de l'article 12.
Tout membre élu du conseil consulaire peut demander à ce qu'il soit fait mention au procès-verbal de son désaccord avec l'avis rendu.
A l'issue de la réunion, le procès-verbal est signé par le président et les membres ayant voix délibérative, puis adressé à l'ensemble des membres composant le conseil consulaire ainsi qu'au ministre des affaires étrangères. Les dispositions du troisième alinéa de l'article 11 sont applicables.
Le procès-verbal est communiqué dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. Sous réserve de l'occultation des mentions relatives à la vie privée ou dont la divulgation pourrait porter atteinte à la sécurité des biens ou des personnes, il est publié sur le site internet de l'ambassade ou du poste consulaire.