Sans préjudice des dispositions prévues par d'autres réglementations, notamment en cas d'accident, tout document, élément ou pièce intéressant la sécurité des circulations est conservé pendant une durée minimale d'une année, à l'exception des enregistrements vidéo, qui sont conservés au minimum cinq jours.
Tout exploitant ferroviaire formalise par consigne opérationnelle les conditions de conservation de ces documents, éléments ou pièces, et notamment de ses communications de sécurité. Il communique à l'EPSF, sur demande, tout document, élément ou pièce dont il dispose concernant son suivi de la sécurité, un accident ou un incident particulier. Il participe aux réunions que l'EPSF organise dans ce cadre.