Les données relatives aux entreprises et établissements sont conservées pendant toute la durée d'activité de ces opérateurs. Passé ce délai, ces données sont inactivées, sans être toutefois supprimées, dès lors que l'opérateur est susceptible de reprendre des activités relevant de la compétence de la direction générale des douanes et droits indirects.
Les mêmes règles s'appliquent aux agréments, autorisations et statuts enregistrés dans ROSA qui sont accessibles pendant toute leur durée de validité, sont inactivées une fois ce délai expiré et restent conservées à des fins de gestion de la relation avec l'opérateur en cas de reprise par ce dernier de ses activités auprès de la direction générale des douanes et droits indirects.