A compter de la notification, prévue à l'article L. 6361-14 du code des transports, du procès-verbal, à l'occasion de laquelle sont notifiés les griefs retenus et indiqués les textes fondant les poursuites et le montant de l'amende encourue, la personne concernée dispose d'un délai d'un mois pour présenter par écrit ses observations à l'autorité.

A réception des observations ou, à défaut, à l'issue de ce délai, le rapporteur permanent saisit les fonctionnaires et agents chargés de l'instruction des manquements et leur communique, lorsqu'elles existent, les observations de la personne concernée. Ces fonctionnaires et agents ne peuvent échanger avec la personne concernée ou ses représentants qu'en associant le rapporteur permanent à ces échanges.

A l'issue de leur instruction, ces fonctionnaires et agents transmettent le dossier au rapporteur permanent.

Le rapporteur permanent s'assure que le dossier d'instruction contient tous les éléments nécessaires au traitement de l'affaire. Il peut se faire communiquer, par les fonctionnaires et agents chargés de l'instruction, tout complément ou précision qu'il juge utile.