Les dossiers de candidature sont déposés en double exemplaire, auprès du directeur de l'école d'affectation et transmis à la direction du patrimoine et de l'architecture dans des délais fixés par la directrice de l'architecture et du patrimoine.

Ils doivent comporter, outre la demande établie selon le modèle figurant en annexe 1, une note présentant le projet scientifique pour lequel le congé est demandé, ainsi qu'un curriculum vitae détaillé du demandeur précisant notamment ses publications récentes.

Le directeur de l'établissement d'affectation du candidat recueille l'avis du conseil d'administration et le transmet accompagné de sa propre appréciation au ministre chargé de l'architecture qui saisit le Conseil scientifique supérieur de l'enseignement de l'architecture.