En l'absence de tout autre moyen de transport adapté, les frais de location d'un véhicule peuvent donner lieu à remboursement sur autorisation préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur présentation des pièces justificatives, dans les cas suivants :
- économie ou gain de temps ;
- absence occasionnelle ou permanente de transports en commun ;
- obligation de transporter du matériel lourd ou encombrant, attestée sur l'ordre de mission ;
- situations de handicaps permanents ou temporaires ;
- missions ou formations communes d'agents se rendant ensemble dans un même lieu ;
- véhicules de service indisponibles.